Documenten bevatten vaak persoonsgegevens die onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vallen, de wetgeving voor privacy. Het is van cruciaal belang om te zorgen dat uw medewerkers daar zorgvuldig mee kunnen werken. Dat moet niet te moeilijk zijn: de status van documenten moet eenvoudig ingesteld kunnen worden en goed zichtbaar zijn. En ICT-systemen moeten het werk ondersteunen.
Nieuwe wet binnen jaar van kracht
Al binnen een jaar, per 25 mei 2018, is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De oude Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer. Tot mei 2018 is er een overgangsperiode en daarna zijn de nieuwe regels van kracht. Voor u betekent dat: sterkere en uitgebreidere privacyrechten en grotere verantwoordelijkheden. Hoe gaat u daarmee verantwoord om, hoe beperkt u de risico’s zonder dat het uw organisatie veel extra tijd kost?
Voor u betekent dat: sterkere en uitgebreidere privacyrechten en grotere verantwoordelijkheden voor organisaties. Hoe gaat u daarmee verantwoord om, hoe beperkt u de risico’s zonder dat het uw organisatie veel extra tijd kost?
Collabora Office, verantwoord omgaan met privacygevoelige documenten
Collabora Office, de zakelijke versie van LibreOffice, geeft u de tools om verantwoord met privacygevoelige documenten om te gaan. Dat betekent dat u makkelijk de juiste rubricering – aanduiding – op de documenten kunt aanbrengen. Dat gebeurt op duidelijke plaatsen, die effectief zijn, passend bij uw documenten. De labels, met diverse visuele kenmerken, kunt u naar wens ook zelf bepalen. Nog handiger wordt het als afhankelijk van ingevoerde gegevens de juiste kenmerken al worden voorgesteld.
Kenmerken in documenteigenschappen
Bij het werken met documenten hoort uiteraard het aanbrengen van de juiste kenmerken in de documenteigenschappen. Dat maakt het automatisch scannen en bewerken mogelijk, én het koppelen van werken met documenten aan personen met de juiste rechten. Daarmee zijn de mogelijkheden voor verantwoord en gecontroleerd werken met de privacygevoelige gegevens nog niet uitgeput. Indeling en eisen aan documenten, duur van de rubricering, scannen en markeren van al bestaande documenten, exporteren als PDF/A-1a, digitale ondertekening, geplande indeling in bestandssystemen of DMS, zijn andere mogelijkheden. Collabora Office ondersteunt het werken met bestandsformaten in de Microsoft-indelingen, zoals doc, docx, xlsx enzovoort. Belangrijk voordeel is de uitstekende ondersteuning van het onafhankelijke door de overheid voorgeschreven formaat ODF, OpenDocument, dat betere controle en onafhankelijkheid geeft en maximale duurzaamheid mogelijk maakt.
Mijncloudoffice.nl: werken in de cloud zonder buitenlandse invloed
Werken in de cloud kent beperkingen met privacy-gevoelige documenten en vertrouwelijke informatie. Bestaande online-office aanbiedingen staan onder invloed van buitenlandse overheden en onduidelijke veranderende regelgeving. Een perfecte oplossing voor veilig en verantwoord werken in de cloud wordt geboden door mijncloudoffice.nl, waar Collabora Online wordt gecombineerd met Nextcloud. Dat biedt u gebruiksgemak en alle mogelijkheden mét veiligheid en vertrouwde opslag en software op Nederlandse servers en ISO-certificering.
Met mijncloudoffice.nl bent u niet afhankelijk van software die ten koste gaat van vrijheid en privacy. Bovendien bepaalt u zelf wat in de cloud doet en wat lokaal. Met dezelfde documenten en mogelijkheden.
Implementatie, advisering en instructie
Nou&Off is de toonaangevende Nederlandse expert op het gebied van migratie en ondersteuning voor LibreOffice en Collabora Office. Sinds 2004 biedt Nou&Off een variëteit van diensten aan voor relaties in alle geledingen van de maatschappij. Wij werken met geselecteerde partners voor LibreOffice-ontwikkeling, hebben een gecertificeerd Migration Expert en Trainer en zijn actief in de internationale LibreOffice community. LibreOffice is het prijswinnende office-pakket voor Windows, Mac OS X en Linux, met wereldwijd meer dan 120 miljoen gebruikers.
Nou&Off kan u helpen met de implementatie van Collabora Office en LibreOffice en alles dat voor uw organisatie nodig is om conform de AVG te opereren. Inclusief advisering en instructie voor medewerkers. Zo zorgt u ervoor dat bij de uitvoering van producten en diensten, en zo mogelijk al bij het ontwerpen, persoonsgegevens goed beschermd worden.