Een nieuwe manier van werken vereist meer dan alleen theoretische kennis. Je moet ook weten hoe je die kennis vervolgens in de praktijk brengt. Dat geldt eens te meer als het gaat om het invoeren van de agile-filosofie en de scrum-methode binnen een organisatie. “Je kunt niet simpelweg zeggen ‘vanaf nu doen we het zo’ en dan verwachten dat het direct allemaal lukt”, stelt Wesley Geurts, directeur bij organisatieadviesbureau Magnus Red. “Het gaat bij agile werken om teamprestatie en teamdynamiek. Binnen dat team heeft iedereen een eigen rol. Alle teamleden zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het eindresultaat. Iedereen moet samenwerken en alles staat of valt met duidelijk communiceren. Denk maar aan hoe het gaat in de keuken van een restaurant. Daar weet iedereen exact wat te doen.”
Kun je het bereiden van een gerecht vergelijken met het uitvoeren van een project?
“Absoluut. De chef stelt in samenwerking met zijn team het menu samen. Dan moet je weten welke vaardigheden iedereen heeft en wat je van tevoren en op het moment zelf moet doen om die gerechten te kunnen bereiden. Als de klant een bestelling plaatst, moet alles in huis zijn en iedereen klaar staan. Aan de chef de taak om het team zo te begeleiden dat elk teamlid zijn deel kan vervullen om uiteindelijk het bestelde gerecht te kunnen serveren. Als ergens in dat proces iets niet goed loopt en als er niet goed wordt gecommuniceerd, dan kun je nooit aan de verwachtingen van de klant voldoen.”
Zo werken lijkt vrij eenvoudig. Is dat ook zo?
“Het is een heel intuïtief proces. Maar het vergt een andere manier van denken en werken dan veel organisaties gewend zijn. Je moet een team vertrouwen geven. Je kunt niet alles vastleggen in regels. En je moet zo’n team vervolgens ook niet storen. In de praktijk blijkt die manier van werken vooral van het management veel te vergen. Het management kan niet ineens iemand uit het projectteam andere taken toebedelen. Dat zou immers het hele proces verstoren. En de teamleden moeten natuurlijk hun verantwoordelijkheden nakomen. Agile werken vergt behoorlijk veel zelfdiscipline, overleg en communicatievaardigheden. Denk maar weer aan die keuken. Daar vertellen de medewerkers elkaar voortdurend waar ze mee bezig zijn.”
Moeten teamleden dan ook steeds vertellen wat ze doen?
“Dat klopt. Daarom zijn behalve een goede planning en het scrumboard ook de daily stand-ups zo belangrijk. Aan het begin van de dag komen alle teamleden bijeen om te bespreken wat zij de vorige dag hebben gedaan, of problemen zijn gerezen of vallen te verwachten en wat gedaan kan worden om die problemen te tackelen zodat de uiteindelijke levertijd van deze sprint ook kan worden nagekomen.”
Als het invoeren van de agile-filosofie en de scrum-methode een andere denk-en werkwijze vergt, hoe kan een bedrijf dan overstappen op die werkwijze?
“Door er iemand bij te betrekken die beschikt over voldoende kennis en ervaring en in staat is die kennis over te dragen. Magnus Red heeft een workshop agile koken ontwikkeld om kennis te maken met deze denk- en werkwijze. Dan doet natuurlijk ook de directeur van dat bedrijf mee en vaak krijgt die een heel uitvoerende taak toebedeeld. Daarnaast kunnen wij organisaties helpen bij het vormen van teams en hen begeleiden tijdens het veranderingsproces. Want dat is het; echt een andere manier van denken en werken.”
