Elektronisch factureren zorgt voor kwaliteitsverbetering

Vanaf 2018 is elektronisch factureren onvermijdelijk: vanaf dat jaar zijn (semi)overheden verplicht om facturen elektronisch te ontvangen. Veel bedrijven en ondernemers hebben het e-factureren al ingevoerd, maar er valt nog veel te verbeteren.

De voordelen van elektronisch factureren

Een vloeiende en efficiënte handel binnen Europa: op die manier kan ons werelddeel competitiever gemaakt worden en dat is precies de doelstelling van de Europese commissie. Elektronisch factureren is daar onlosmakelijk mee verbonden. Al in 2013 werd de Stichting Simplerinvoicing opgezet. Van dit netwerk maken ook aanbieders van elektronische factureerdiensten deel uit. Johan Schaeffer is oprichter van Simplerinvoicing-participant eVerbinding en voormalig bestuurslid van de stichting Simplerinvoicing en hij vindt dat elektronisch factureren zorgt voor een kwaliteitsverbetering.

Het tegenstrijdige is dat in veel administratiekantoren, bedrijven en organisaties gegevens elektronisch beschikbaar zijn, maar dat de facturen nog ‘ouderwets’ worden uitgeprint. Niet efficiënt. Schaeffer: “Door elektronisch te factureren hebben ontvangers minder werk en worden er minder fouten gemaakt. Ook hebben zenders een grotere kans op snelle betaling. De factuur wordt immers meteen verwerkt.”

Mogelijkheden van factuurdata

Jaap Jan Nienhuis was jarenlang als projectleider het gezicht van Simplerinvoicing en tegenwoording werkzaam bij Simplerinvoicing-participant Tradeinterop. Hij stipt de vele mogelijkheden op het gebied van factuurdata aan. “Zo kunnen verzenders na het indienen van een elektronische factuur, een verzoek tot eerdere uitbetaling doen, bijvoorbeeld door korting te geven als de factuur binnen 7 in plaats van de gebruikelijke 30 dagen wordt betaald. Dit zijn innovaties die e-factureren aantrekkelijk maken.”

E-factureren is voor iedereen

Zzp’er, MKB’er of multinational: iedereen kan van e-factureren gebruikmaken. Nu is het zo dat leveranciers vaak gedwongen worden om op verschillende manieren te factureren. Jaap Jan Nienhuis geeft aan dat de ene klant facturen alleen per post wil hebben en de andere juist alleen per mail. “Sommige bedrijven maken gebruik van een elektronisch platform, en zij dwingen hun leveranciers om alle facturen via dat specifieke platform in te dienen. Dus zo’n elektronische facturatiedienst is wel een stap in de goede richting, maar voor een leverancier wordt het niet per se overzichtelijker omdat hij nog steeds op verschillende manieren moet factureren. Ons streven is dat de verzender facturen kan maken vanuit zijn eigen financiële software. Dat is de volgende stap in de evolutie van e-facturatie.”

Ter verduidelijking trekt Johan Schaeffer een parallel naar de telefonie. “Het maakt niet uit welk toestel of welke provider je hebt. Het netwerk is de gemene deler. En dat netwerk heeft bepaalde kwaliteitseisen waar een provider aan moet voldoen, zodat er geen misbruik kan worden gemaakt. Met elektronisch factureren kan het ook zo.”

Nog geen algemene invoering

Mogelijkheden genoeg. Toch is e-factureren nog zeker niet algemeen ingevoerd. Allereerst ligt daarvoor een oorzaak bij de aanbieders van facturatiesystemen. Johan Schaeffer: “Digitalisering heeft als gevolg dat de kostprijs omlaag gaat en dat er minder kan worden verdiend. Toch is de techniek erop gebaseerd om uiteindelijk meer gebruikers te krijgen.”

Een tweede oorzaak ligt bij de corporates. Uit recent onderzoek blijkt dat corporates nog weinig succesvol zijn op het gebied van elektronisch factureren. “Elektronisch factureren zou alleen aantrekkelijk zijn voor strategische leveranciers, bijvoorbeeld de vijftig grootste leveranciers die voor de meeste inkomsten zorgen. Tegen kleinere leveranciers wordt gezegd dat elektronisch factureren extra kosten met zich meebrengt. Maar het tegendeel is waar: e-factureren is juist goedkoper. Er kan 20 tot 50 procent aan administratiekosten worden bespaard. Eigenlijk zijn er geen redenen om niet over te stappen, zeker omdat dat e-factureren op termijn verplicht wordt gesteld.”

Strijd tegen onwetendheid

Onbekend maakt onbemind. Velen kennen het verschil tussen een pdf en een elektronische factuur niet eens. Jaap Jan Nienhuis realiseert zich dat de visie van stichting Simplerinvoicing nog bij veel bedrijven moet doordringen. “Heel veel leveranciers maken al gebruik van een elektronische facturatiedienst. We blijven bedrijven er op wijzen dat het hele facturatieproces daardoor veel efficiënter zou kunnen verlopen.”