Heel veel bedrijven hebben de overstap al gemaakt naar e-factureren. Zij sturen bijvoorbeeld hun factuur als pdf via de mail naar hun afnemers. Dat levert al een besparing op van inkt, papier, porti en tijd. E-factureren biedt echter meer mogelijkheden. “Wie het zijn klant makkelijker maakt om de factuur te verwerken en te betalen, merkt dat facturen sneller betaald worden en dat er minder conflicten zijn”, vertelt Friso de Jong van Platform E-factureren. “Daarnaast is een digitale factuur essentieel om gebruik te kunnen maken van supply chain finance.”
Ontwikkelingen in e-facturering
Momenteel is de meest gebruikte vorm van e-factureren het per e-mail versturen van een PDF, HTML, Excel of Word bestand. Zo’n factuur moet de ontvanger nog handmatig invoeren in zijn administratie. “Op dit moment werken diverse partijen samen aan mogelijkheden om de factuur in een formaat (XML) te versturen waardoor deze bij de ontvanger direct en automatisch kan worden ingevoerd in zijn administratie”, weet De Jong.
“De ontvanger krijgt dan van het boekhoudprogramma een boekingsvoorstel waarop hij alleen nog maar ‘ja’ of ‘nee’ hoeft te antwoorden. Een aantal grote leveranciers van e-factureren en van boekhoudsoftware is al druk bezig om deze mogelijkheid te implementeren. Net zoals nu iedereen gratis een pdf kan maken van een Word-bestand, kan binnenkort iedereen een factuur zo genereren en versturen dat de ontvanger die direct kan inlezen in zijn financiële administratie.”
E-factureren maakt betalen eenvoudiger
Men zou in de factuur naar consumenten een link kunnen opnemen naar een betaalprogramma zoals iDeal. Menig bedrijf maakt hier al gebruik van. Zij versturen digitale facturen waarbij de klant via een betaalbutton direct kan doorklikken naar bijvoorbeeld iDeal en zo kan aangeven hoe en wanneer hij de factuur wil betalen. Hoe meer je de consument het gevoel geeft dat je het hem of haar makkelijker maakt, hoe vaker de klant gebruik zal maken van die mogelijkheid. Daarnaast worden steeds meer facturen via smartphones en tablets betaald. Het is zinvol om in te spelen op deze trend.
De waarde van supply chain finance
Tussen het leveren van een dienst of goederen aan de afnemer en het moment dat de debiteur uiteindelijk betaalt, zit een bepaalde hoeveelheid tijd. “Die periode kan in sommige gevallen oplopen tot meer dan 100 dagen”, weet De Jong. In en voorafgaand aan de betaaldatum moet je als ondernemer wel jouw leveranciers, medewerkers en overige kosten betalen. Dat kan leiden tot een cashflow probleem. Wie gebruikmaakt van e-factureren kan via supply chain finance eerder over zijn geld beschikken. Je stuurt je factuur naar je debiteur.
Die geeft aan dat hij de factuur goedkeurt en op dag x zal voldoen. Nadat jouw factuur op die manier is goedgekeurd kan een andere partij op basis van die goedkeuring alvast het merendeel van de factuur voldoen. Het restant volgt dan op de datum dat je afnemer daadwerkelijk betaalt. Voor die voorfinanciering betaal je een vergoeding, bijvoorbeeld 0,5%. Jij als leverancier hebt eerder je geld en je debiteur kan vasthouden aan zijn betaaltermijn. Het is voor beide partijen een win-win situatie.
Voor de volledigheid. Dit artikel is geschreven door Petra Lageman en is eerder verschenen in de vorm van een interview in het blad Suply Chain Management onder de titel: “E-factureren maakt meer mogelijk”.