Waarom online boekhouden een betere keuze is dan Excel of een accountant.


Elke ondernemer moet eraan geloven; boekhouden. Een groot bedrijf of een eenmanszaak, iedereen die voor de belastingdienst ondernemer is, moet de boekhouding bijhouden. Daar waar men voorheen standaard een boekhouder of een dure accountant in de arm nam, zijn er nu steeds meer mogelijkheden om het zelf te regelen.

Tegenwoordig is er voor elk soort onderneming wel een passende manier van boekhouden. Zo is er het welbekende rekenprogramma Excel, waarmee een fanatieke ondernemer zich te buiten kan gaan aan het maken van lijstjes en berekeningen. Zolang alles overzichtelijk genoteerd staat, is Excel voldoende voor de belastingdienst. Het is alleen de vraag of dit ook een efficiënte manier van boekhouden is. Steeds meer partijen bieden daarom online boekhouden aan.

Een goede boekhouding

Als ondernemer wil je uiteraard winst maken. Hiervoor is een goede boekhouding noodzakelijk. Wanneer je geen facturen stuurt en niet bijhoudt welke factuur al dan niet betaald is, zal het waarschijnlijk financieel niet goed lopen. Daarbij komt het voeren van een onjuiste boekhouding al snel tot flinke boetes bij de belastingdienst. Naast dat een goede boekhouding verplicht is vanuit de belastingdienst ben je als ondernemer zelf dus ook gebaat bij een goede boekhouding. Maar wat is een goede boekhouding eigenlijk? Laten we als norm de belastingdienst nemen. Zij hebben immers wettelijke bepalingen opgesteld waar een boekhouding aan moet voldoen. In het kort komen deze bepalingen hierop neer: een goede boekhouding bevat alles wat te maken heeft met de onderneming, van aantekening tot factuur. Hierbij geeft de belastingdienst de voorkeur aan een digitale administratie. Prof. dr. Jan Bouwens, hoogleraar Accounting aan de Universiteit van Tilburg, voegt hieraan toe: “Bij een deugdelijke administratie, gaat het erom dat alle losse onderdelen zoals urenregistratie, agenda, facturen, kilometerregistratie et cetera goed op elkaar aansluiten, zodat er geen tegenstrijdigheden in sluipen.”

Tijd kost geld

Alles bij elkaar is een correcte boekhouding, ook voor een kleine onderneming, al snel een tijdrovende klus. Het is dan ook van belang om goed na te denken over hoe je dit het meest efficiënt regelt. Excel kan uitkomst bieden. Wanneer je een beetje handig bent met dit programma kun je je boekhouding naar eigen wens inrichten. Nadeel hiervan is wel dat je alles zelf in moet vullen. Alle gegevens vanuit bijvoorbeeld facturen, moet je handmatig overtypen. Dit maakt het erg gevoelig voor fouten. Slecht een kleine fout in een formule kan tot grote fouten in de eindberekening leiden. Daarnaast is het maar de vraag of alles op elkaar aan blijft sluiten wanneer de boekhouding groeit. Kortom: wat in eerste instantie een ‘gratis’ boekhoudoplossing lijkt, kan in werkelijkheid behoorlijk in de papieren lopen.

Onvoldoende betrokken

Een andere mogelijkheid is het aannemen van een accountant. Hij neemt je al het werk uit handen. Je overhandigt letterlijk een doos vol bonnetjes en de accountant zorgt dat alles in een keurige administratie terechtkomt en dat deze wordt meegenomen in de kwartaal- en jaarrekeningen van de onderneming. Hoewel dit veel tijdwinst oplevert, hangt er ook een flink prijskaartje aan. Bovendien kan het inschakelen van een accountant de betrokkenheid van de ondernemer bij de boekhouding verkleinen. Dit terwijl voor een goede financiële bedrijfsvoering, betrokkenheid bij de financiële kant van de onderneming van groot belang is.

Online boekhouden is de toekomst

Online boekhouden lijkt de oplossing en is volgens prof. dr. Martin Hoogendoorn, RA Hoogleraar Externe Verslaggeving aan de Erasmus School of Economics, absoluut de toekomst. “Het voordeel is dat de boekhouding overal bij te werken is en dat ook derden, bijvoorbeeld de accountant, op afstand inzage in de boekhouding kunnen krijgen.” Bij online boekhouden staat gebruiksgemak centraal, de boekhouding is deugdelijk en je blijft betrokken bij het financiële plaatje van je bedrijf. Doordat het overal bereikbaar is, hoef je de boekhouding niet meer als vervelende grote klus te zien, maar kan je overal tussendoor de boekhouding bijwerken. Zo kan je als ondernemer efficiënt met je tijd omgaan.

Van simpele tabellen tot App

Hoe gemakkelijk en efficiënt het online boekhouden precies is, hangt af van het programma. Er zijn aanbieders die een simpel, Excel-achtig boekhoudprogramma aanbieden, maar dan online. Er zijn ook aanbieders die voor het ultieme gebruiksgemak werken met een app. Zo kan je waar dan ook foto’s maken van facturen. Deze worden direct opgenomen in de boekhouding. Naast gebruiksgemak zit er ook diversiteit in de aansluiting op andere software zoals ERP. De goedkopere aanbieders bieden enkel een losstaande online boekhouding aan, terwijl de wat duurdere aanbieders met de boekhouding ook aansluiten op andere software, wat het gebruiksgemak versterkt. Zo hoeft een bedrijf dat al met bepaalde software werkt, niet over te stappen naar nieuwe software, maar kan dit gekoppeld worden aan het online boekhoudprogramma.

Voor ieder wat wils

Het mag duidelijk zijn dat er veel verschillende online boekhoudprogramma’s zijn. Als zzp’er kan je voor een klein bedrag je boekhouding starten en wordt je onderneming toch groter, dan schakel je zonder problemen over naar een uitgebreider pakket. Heb je een grote onderneming, dan kan je een compleet pakket aanschaffen met aansluiting op andere software. Complexe boekhoudingen kunnen door de mogelijkheid derden toegang te geven tot de boekhouding, gecheckt worden door de eigen accountant. Zo hebben deze grote bedrijven toch de zekerheid van de accountant, zonder hier veel geld aan kwijt te zijn. Ook de manier van betalen verschilt per aanbieder. Waar de een werkt met standaard maandtarieven, vraagt een andere aanbieder een bedrag voor elke verzonden of ontvangen factuur. Op die manier is er voor ieder wat wils.

Bezint eer ge begint

Uiteraard is het ook bij online boekhouden van belang goed te onderzoeken wat voor jou de beste aanbieder is. Let hierbij in eerste instantie op functionaliteiten, manier van facturering en natuurlijk op de prijs. Daarnaast is de beveiliging van de software ook een belangrijk aandachtspunt. Bij een slechte beveiliging bestaat het risico gegevens kwijt te raken of dat onbevoegden zich toegang tot je gegevens kunnen verschaffen. Hoogendoorn vindt dit echter niet problematisch. “Wanneer de beveiliging op orde is en er regelmatig back-ups worden gemaakt, is online boekhouden wat mij betreft ideaal.”