Met de regierol die de overheid tegenwoordig vervult, is een duidelijke tendens merkbaar in de aanbestedingen en bijbehorende contractvormen die in de markt worden gezet. In toenemende mate wordt de precieze invulling van een contract aan de markt zelf overgelaten. Hoe formuleer je dan als opdrachtgever een heldere set met eisen? Vincent van der Meijden en Tom Gaaff van PACER verschaffen inzicht.
Op welke manier worden projecten door de overheid in de markt gezet?
“Alle grote bouwprojecten in Nederland hebben aanbestedingen. Er zijn projectorganisaties nodig om deze aanbestedingen te schrijven en in de markt te zetten. Omdat de overheid tegenwoordig meer een regierol aan het vervullen is, worden steeds meer werkzaamheden overgedragen aan de markt. Daardoor is een soort kleinere overheid ontstaan met nieuwe contractvormen die marktpartijen aanstuurt op basis van een set eisen. Het kost tijd om die eisen op papier te zetten, dus voor die taak wordt een projectgroep samengesteld die samen met de overheidsorganisatie bestudeert wat precies de wensen zijn.”
Wat voor effect heeft deze nieuwe contractvorm op de samenwerking tussen partijen?
“De samenwerking is veel beter geworden sinds de trend is ingezet om explicieter en dus transparanter te werken. De nieuwe contractvormensporen de opdrachtgever ertoe aan duidelijke afspraken te maken en de contracteisen heel helder op te stellen. Het is inmiddels een gemeengoed geworden van zowel de markt als de overheid om contracteisen scherp op testellen en na te leven. Het is ten slotte voor iedereen een soort draaiboekwaar de markt continu van blijft leren. Tegenwoordig hebben de meeste marktpartijen ook wel specialisten in huis om de contracten te interpreteren en door te spreken. Bedrijven worden er dus niet meer door overvallen en weten hoe ze ermee om moeten gaan. Dit resulteert in een meewerkende houding. Ook zie je steeds meer initiatieven van de grond komen om eigen kenniskringen te ontwikkelen en samen te werken binnen verschillende platforms. Het blijft mensenwerk, dus een platform of forum waar de best practices gedeeld kunnen worden, is ideaal om de teneur helder uiteen te zetten.” “Dat moet ook nuttig zijn om het gemeenschappelijk doel helder te krijgen. “Juist, en ook om belangenoverstijgend te gaan denken. Een goede contractmanager is daarin goud waard. Belangen zijn namelijk overal. Wanneer je ze niet in kaart brengt, kun je er ook geen rekening mee houden en raken mensen gedupeerd. Het objectief inventariseren van de belangen, oftewel goed stakeholdermanagement, is daarom essentieel om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen.”
Wat is jullie rol?
“Of het nou om project-, contract- of risicomanagement gaat: PACER komt binnen als frisse gangmaker. Omdat al onze medewerkers een continu opleidingstraject doorlopen van acht uur per week, komen ze bij opdrachtgevers al aan met het juiste kennisniveau. Ze zijn gelijk effectief, kennen het bedrijf en hoeven niet eerst naar hun rol te zoeken. Wij begrijpen ook heel goed dat denkwerk wel moet leiden tot productie en dat de tijd en het geld die beschikbaar zijn voor analyse, niet ongelimiteerd zijn. We streven er daarom altijd naar om onze dienstverlening zo snel mogelijk te implementeren en weer te vertrekken. Wij bieden een extra paar handen en stel hersens, maar het doel is natuurlijk om het de opdrachtgever uiteindelijk zelf te laten doen.”
