Vergaderingen zijn voor veel mensen een noodzakelijk kwaad dat onderdeel uitmaakt van hun werk. Vaak worden ze lijdzaam doorstaan. Dat kan frustrerend zijn voor degene die de vergadering voorzit, want de bedoeling is juist dat men actief deelneemt, zodat de vergadering ook daadwerkelijk iets oplevert. Een aantal zaken kan eraan bijdragen dat deelnemers meer op hun gemak zijn tijdens een lange vergadering, meer opsteken van de bespreking en zich beter kunnen voorbereiden. We zetten een aantal tips op een rijtje.

Whiteboard

Het is handig om tijdens een vergadering aantekeningen te kunnen maken die voor iedereen zichtbaar zijn en zaken te kunnen illustreren met een tekening. Illustraties werken immers vaak beter dan tekst, en zorgen ervoor dat mensen de boodschap makkelijker onthouden. Of je whiteboard klein of groot moet zijn is aan jou, maar in ieder geval biedt het een aantal voordelen op de ouderwetse flipover. Je kunt zaken makkelijk uitwissen zonder er een kliederboel van te maken en vaak zijn zaken die met een dikke stift op een whiteboard geschreven worden aanzienlijk beter te lezen.

Fijne stoelen

Het klinkt als een flauwe tip om te zeggen dat je voor fijne stoelen moeten zorgen bij een vergadering, maar dit kan wel degelijk van invloed zijn op de kwaliteit van je vergadering. We hebben het uiteraard ook niet over fauteuils waarin je werknemers makkelijk een dutje kunnen doen. Maar oncomfortabele stoelen zorgen ervoor dat mensen eerder onrustig en ongemakkelijk worden. Dit terwijl vergaderingen soms gewoon lang duren. Dat betekent dat op een gegeven de kwaliteit van je vergadering omlaag duikelt, omdat mensen zich niet meer kunnen concentreren en graag willen dat het snel voorbij is. Comfortabele stoelen kunnen dit momenteel flink uitstellen. Het is natuurlijk geen vrijbrief om eindeloos te blijven vergaderen, maar als je personeel of collega’s comfortabel zitten tijdens de vergadering, houden ze het simpelweg langer vol.

Koffie en thee

Veel bedrijven hebben een geautomatiseerd koffieapparaat waaruit werknemers wanneer ze daar zin in hebben een kop koffie halen of een glas warm water voor thee. Dat apparaat staat doorgaans niet in de vergaderruimte, en als het er wel stond, zou het erg storend zijn als werknemers tijdens de vergadering opstaan om hun kop of glas opnieuw te vullen. Maar net zoals als dat oncomfortabele stoelen mensen onrustig kunnen maken, geldt dat ook voor een onvervulde behoefte aan koffie of thee. Om deze onrust te voorkomen, kun je er het beste voor zorgen dat er bij de vergadering een aantal kannen koffie en thee of warm water op tafel staan, zodat deelnemers zonder al te veel overlast toch hun koffie- of theebehoefte kunnen bevredigen.

Stel een agenda vast

Een vergadering moet niet oeverloos zijn, want dan zal het voor de deelnemers voelen alsof er geen einde aan komt. Om dat gevoel weg te nemen, kun je een agenda voor de vergadering vaststellen. Zo weten deelnemers aan de vergadering precies wat ze te wachten staat en wat er allemaal afgehandeld moet worden. Op basis daarvan kan men inschatten hoeveel vergadering er nog over is, plus dat er meer gestuurd kan worden wanneer wat over de tafel gaat. Het brengt lijn in een vergadering. Daarnaast biedt een agenda die van tevoren bekend is gemaakt ook goede handvaten om de vergadering beter voor te bereiden. Zo vergroot je de kans dat deelnemers met een nuttige, voorbereide inbreng komen tijdens de vergadering.