Vergaderingen op werk: sommige professionals zweren erbij en anderen vinden het tijdsverspilling, maar wat heeft de wetenschap erover te zeggen? Een team van deskundigen heeft op basis van bijna 200 onderzoeken over werkvergaderingen een lijst met aanbevelingen samengesteld. Deze adviezen kunnen voorafgaand, tijdens en na de vergadering helpen om effectiever te vergaderen.
Wetenschap achter vergaderingen
Vergaderingen zijn een bijna onmisbaar onderdeel van de huidige professionele werkplek, en er is een overvloed aan praktijkervaring en schriftelijke richtlijnen over dit thema. Toch is er nog weinig daadwerkelijk onderzoek naar gedaan volgens de onderzoekers van de University of Nebraska (UNL) en Clemson University.
“Vergaderingen worden over het algemeen als inefficiënt beschouwd, maar de wetenschap erachter toont ons dat er concrete manieren zijn om ze te verbeteren”, zegt Joseph Allen van de UNL. Hij is hoogleraar industrieel-organisatorische psychologie aan de universiteit. “Voorzitters kunnen het beter organiseren door allereerst op tijd te beginnen en bijvoorbeeld een open vergadercultuur te creëren. En deelnemers moeten hier ook hun verantwoordelijkheid in nemen.”
Juiste omstandigheden
De wetenschap toont aan dat vergaderingen onder de juiste omstandigheden een plek kunnen bieden voor creatief denken, probleemoplossing, discussie en ideeontwikkeling. En toch blijkt uit een aantal onderzoeken onder werknemers dat de meeste vergaderingen inefficiënt zijn, ondanks de middelen (tijd, geld, denkvermogen en technologie) die ervoor beschikbaar worden gesteld.
Het verbeteren van vergaderingen is dus geen verspilde moeite, aangezien werknemers gemiddeld zes uur per week aan vergaderingen besteden. Voor managers is dit zelfs gemiddeld 23 uur, zo blijkt uit het onderzoek. Een andere belangrijke bevinding is dat de houding van werknemers ten opzichte van de vergadercultuur in het bedrijf ook hun werktevredenheid kan beïnvloeden. Het bijwonen van een zinloze vergadering heeft dus niet alleen een negatief effect op de beschikbare tijd van werknemers.
Lijst van aanbevelingen
In het onderzoeksrapport worden de juiste ingrediënten van een goede vergadering genoemd. Dit zijn zaken als de juiste voorbereiding, doorslaggevende factoren en de processen die na een vergadering in gang moeten worden gezet. Welke 10 tips moeten professionals dus in het achterhoofd houden voor, tijdens en na vergaderingen?
1. Stel de prioriteiten vast
Vergaderingen zijn bij uitstek bedoeld om problemen op te lossen, beslissingen te maken en discussies te houden. Het delen van algemene informatie of niet-dringende zaken hoort dus niet thuis in een vergadering. Bepaal dus wat de huidige prioriteiten zijn en houdt deze vast tijdens het gesprek.
2. Verzamel de agendapunten
Het verzamelen en verdelen van agendapunten maakt de prioriteiten van de vergadering duidelijk voor iedereen die aanwezig moet zijn. Daarnaast zorgt dit ervoor dat iedereen zich op de juiste manier kan voorbereiden.
3. Nodig de juiste mensen uit
Voorzitters moeten zich van tevoren afvragen wat het doel van de vergadering is om de deelnemers daarop af te kunnen stemmen. Zo zijn er alleen deskundigen aanwezig die ook daadwerkelijk iets kunnen toevoegen en verdoet niemand zijn tijd.
4. Moedig de bijdrage van werknemers aan
De onderzoeksbevindingen tonen aan dat toppresteerders vergaderingen gebruiken om doelen te stellen, een consensus te bereiken omtrent werkproblemen en feedback te krijgen. Het is dan ook belangrijk om dit te faciliteren voor werknemers.
5. Maak ruimte voor een grapje
Het toelaten van een grapje of twee kan een positieve sfeer creëren waarin iedereen de ruimte krijgt om deel te nemen en problemen op te lossen. Daarnaast zorgt het ervoor dat collega’s op een luchtige manier feedback kunnen leveren.
6. Zorg dat het geen klachtenrondje wordt
Deelnemers van een vergadering moeten zich ervan bewust zijn dat klagen snel leidt tot gevoelens als irritatie en hopeloosheid. Voorzitters zouden er dus voor moeten zorgen dat de nadruk op constructieve feedback komt te liggen.
7. Bewaak het gespreksonderwerp
Voorzitters moeten er ook voor zorgen dat alle agendapunten behandeld worden om zo het uiteindelijke doel van de vergadering te behalen. Het bewaken van het gespreksonderwerp is daar een belangrijk onderdeel van.
8. Verstuur de vergadernotulen
Het versturen van de vergadernotulen is noodzakelijk om te waarborgen dat alles wat besproken is ook daadwerkelijk doorgezet wordt. Wanneer afspraken niet zwart op wit gezet worden is het namelijk altijd een kwestie van “mijn woord tegen het jouwe’, en dit helpt geen enkele organisatie vooruit.
9. Vraag om feedback
Feedback kan de structuur en agendapunten van toekomstige vergaderingen verbeteren. Voorzitters zouden deze feedback vervolgens moeten gebruiken om ervoor te zorgen dat de tevredenheid onder alle aanwezigen verhoogd wordt.
10. Kijk vooruit
Om voort te bouwen op de vooruitgang die tijdens eerdere vergaderingen is geboekt, moeten alle belanghebbenden meedenken over mogelijke verbeteringen, relevante opvolggesprekken en de korte- en langetermijndoelen van de bijeenkomsten.
De adviezen worden verder toegelicht in het onderzoeksrapport Do We Really Need Another Meeting? The Science of Workplace Meetings.
