Bij een bedrijf, gespecialiseerd in afhandelings- en sorteersystemen voor bagage en postpakketten, werken ruim 4200 mensen die de hele wereld over vliegen om hun klanten te bedienen. Jaarlijks gaat het daarbij om zo’n 15.000 vliegbewegingen, schat de directeur Shared Services Ruud Wilgenkamp, waarvan zijn afdeling ongeveer tweederde administreert. Tot drie jaar geleden ging dat nog allemaal met de hand. Dat betekende eindeloze stapels formulieren invullen en ingewikkelde Excel-berekeningen maken, om de verschillen tussen de financiële regelgeving in de betreffende landen op elkaar af te stemmen. De afgelopen vijf jaar verdubbelde het aantal medewerkers van het internationale projectenbedrijf. Wilgenkamp: “Veel contacten handelen we af via Business Skype, maar vaak is het gewoon nodig dat de mensen met de juiste kennis en ervaring persoonlijk naar de klanten toe gaan.” Daarmee is inmiddels jaarlijks ruwweg 10 miljoen euro gemoeid en pakweg 25.000 declaratiebonnetjes. Dat is handmatig haast niet meer te doen, merkte Wilgenkamp. Om de administratieprocessen beheersbaar te houden, implementeerde het bedrijf in 2013 een digitaal travelmanagementsysteem.
Foto via de app
Hét grote voordeel van een dergelijk systeem is dat er maar heel beperkt informatie hoeft te worden ingevoerd, zodra een medewerker er eenmaal in is opgenomen. Het type reis moet worden aangegeven, de vlucht en de overnachting. Via een speciale app maakt de medewerker simpelweg een foto van de hotelrekening of het restaurantbonnetje en achter de digitale schermen vindt de afrekening plaats. De medewerkers kunnen hun creditcard aan het systeem koppelen. Wanneer zij de kosten in het hotel voorschieten en meteen een foto van de rekening uploaden, vindt de verrekening nog eerder plaats dan dat het hotel het bedrag heeft afgeboekt.
Travelmanagementsysteem
Een travelmanagementsysteem geeft ook inzicht in het reisgedrag van medewerkers. Uit automatisch gegenereerde rapportagegegevens kan bijvoorbeeld naar voren komen dat bepaalde medewerkers hun vlucht vaak pas erg laat boeken, of op het laatste moment wijzigen, met alle extra kosten van dien. Dat hoeft geen opzet te zijn, weet Wilgenkamp. “Vaak zijn mensen zich niet zo bewust van de financiële consequenties van omboeken of laat boeken. Zodra je mensen daarop wijst, zie je het gedrag vaak meteen veranderen.” Het bedrijf is sowieso trustbased, vertelt de directeur. “We monitoren het reisgedrag steekproefsgewijs. En vooraf budgetteren doen we eigenlijk niet. Dat is wel mogelijk in zo’n systeem, maar wij gaan ervan uit dat onze medewerkers zelf de kosten binnen de perken houden.”
Minder kosten, minder gedoe
De implementatieduur van een travelmanagementsysteem verschilt per land. Nederlands fiscale wetgeving is relatief gecompliceerd. De tijdwinst na implementatie is echter aanzienlijk: voor een gemiddelde zakenreis ongeveer een kwartier voor de medewerker zelf en een kwartier voor de backoffice, schat hij. Dat scheelt niet alleen een hoop formulierenleed, maar ook zo’n 5000 manuur per jaar. Omgerekend is dat toch al gauw 250.000 euro.
