Een reis boeken kunnen we zo ongeveer allemaal wel. Hoewel deze taak vaak wordt vereenzelvigd met een travelmanager, bestaat het vak van deze specialist uit veel meer zaken. Vooral ook omdat zakenreizen de derde stuurbare kostenpost binnen een bedrijf is. Er valt veel te winnen in travel management.
Wat is travel management?
Travel management laat zich definiëren als het beheren en beheersen van zakelijke reis- en verblijfkosten voor medewerkers die namens een bedrijf op reis gaan, zowel in het binnenland als in het buitenland. Een hele mond vol en uit de definitie blijkt bovendien dat het niet alleen gaat om het boeken van een ticket in een vliegtuig. Grote bedrijven met internationale vestigingen hebben vaak een duidelijke functie travelmanager of zelfs een complete afdeling die zich met travel management bezighoudt. In kleinere bedrijven wordt het regelmatig ondergebracht bij procurement, HR of finance, waarbij het een onderdeel van het portfolio van een executive uitmaakt. Bij grotere bedrijven is de travelmanager of de afdeling organisatorisch ondergebracht bij deze afdelingen.
Operationeel en strategisch travel management
Herman Mensink is voorzitter van Cortas, een afkorting voor Corporate Travel Association. Hij maakt een onderscheid tussen strategisch en operationeel travelmanagement, waarbij het operationele deel vaak wordt ondergebracht bij derde partijen, zoals zakenreisbureaus ofwel TMC’s, travelmanagementcompanies.
Het strategische, beleidsmatige deel zal altijd bij de bedrijven zelf in huis worden gehouden. De strategie behelst het opzetten van een reisbeleid. Mensink: “In welke klasse mag die persoon reizen, welk type hotel, aan welke financiële voorwaarden moet hij voldoen, hoe zit het verzekeringstechnisch? En ieder bedrijf heeft een wettelijke zorgplicht voor al haar medewerkers en specifiek voor de reizigers die namens het bedrijf reizen, die duty of care wordt genoemd.” Allemaal zaken die een travelmanager in de gaten moet houden.
De zorgplicht oftewel duty of care
De duty of care wordt steeds belangrijker: reizen naar landen met medische en/of veiligheidsrisico’s brengt met zich mee dat de reiziger goed geïnformeerd en voorbereid moet zijn. Deze zorgplicht moet door het bedrijf afgedekt worden. De zorgplicht is wettelijk vastgelegd en het bedrijf kan verantwoordelijk gesteld worden in het geval van calamiteiten.
Oftewel: de duty of care gaat verder dan aan kunnen geven waar iemand is. Mensink ziet in de branche grote verschillen in de verantwoordelijkheid die bedrijven en TMC’s nemen. Auke van den Bos, directeur HRG Nederland en voorzitter van de BTP (Business Travel Partners) constateert die verschillen eveneens en vindt dat die verantwoordelijkheid ook een kwestie is van een goede samenwerking tussen travelmanager en TMC.
De belangen zijn groot en voor bedrijven met vestigingen over de hele wereld is care of duty vaak thema nummer één. “Zeker als het gaat om landen die op een grijze of zwarte lijst staan, is een travelpolicy van het grootste belang.”
Onderschatting van de travelmanager
De rol van de travelmanager wordt over het algemeen onderschat. Iemand die af en toe een reis boekt voor de baas is geen travelmanager, al wordt dat vaak wel zo genoemd. Van acteren op strategisch niveau is in dit geval geen sprake. Opwaardering van travel management is nodig, ook al omdat het na personeel en automatisering de derde stuurbare kostenpost is. Mensink: “Het is daarom een onderdeel dat gemanaged moet worden. Bijvoorbeeld door het contracteren van marktpartijen, zoals luchtvaartmaatschappijen, hotelketens en autoverhuurbedrijven.”
Strategische onderhandelingen
Dergelijke onderhandelingen kunnen een bedrijf veel opleveren, maar het gaat om strategische onderhandelingen met wereldwijde contracten. Complex genoeg om de functie van de travelmanager voldoende gewicht te geven. Van den Bos stelt dat travel in veel bedrijven min of meer als commodity wordt gezien, waarmee de rol van de travelmanager wordt onderschat.
“Daardoor wordt te weinig gebruik gemaakt van allerlei sturingsmogelijkheden in het zakelijk reizen. Daar valt door een goede travelmanager zeker winst te behalen, het is zeker meer dan alleen tickets boeken.” In de visie van Van den Bos gaat het in de functie ook om het verzamelen en analyseren van data, het creëren van een goede samenwerking tussen travelmanager en TMC’s, afsluiten en aanscherpen van contracten, boekingsprocessen bewaken en de travelpolicy bijstellen en optimaliseren: op die manier valt de nodige winst te halen.
Hoe werkt het in de praktijk?
Een bedrijf met vestigingen in tien landen wil zijn salesmanagers bij elkaar halen. Vaak wordt dan eerst een locatie gekozen, daarna wordt gekeken hoe iedereen daar kan komen. De kosten van de locatie zelf zullen per plaats misschien niet heel veel verschillen, maar in de kosten voor het vervoer valt wel degelijk veel te winnen. Slimmer dus om eerst naar de bereikbaarheid van een locatie te kijken.
Of langer van tevoren de reis boeken: het levert een lagere kostprijs van tickets op. Kortingen die volgens Van den Bos flink op kunnen lopen. De gemiddelde zakenreis wordt zes à zeven dagen voor vertrek geboekt. Als dat een dag vroeger is, wordt al een winst van 1 tot 1,5 procent geboekt. Zekere periodiek terugkerende reizen, zoals naar internationale beurzen, vallen ver van tevoren te plannen omdat dat behoorlijke korting op kan leveren, ook als onverhoopt een deelnemer uitvalt.
Of een vliegreis met een overstap: goedkoper en qua tijdsverlies absoluut te overwegen. Zeker als de tweede vlucht een binnenlands vlucht in bijvoorbeeld de Verenigde Staten is, waarbij inklaring vaak al heeft plaatsgevonden.
Focus op de uitkomst van zakenreizen
Een strategische visie op travel management geeft ook iets weer over de bedrijfscultuur en de professionaliteit van het bedrijf: het gaat niet alleen om de beheersing van kosten, maar ook om de zorg voor het welzijn van de reiziger. Niet onbelangrijk voor de jongere en aankomende generatie werknemers, die bij de keuze voor een bedrijf zeker ook kijken naar travelmanagement. Intussen ontwikkelt het vak travelmanagement zich verder.
Mensink ziet dat bedrijven zich minder op processen gaan focussen, maar meer op uitkomst van de zakenreizen. Travelmanagement wordt daarmee meer een kwestie van ondersteunen van de zakenreiziger, in plaats van op te treden als een soort politieagent die bepaalt. Mensink: “Ik denk wel dat het belang van de travelmanager blijft bestaan, maar de traditionele distributiekolom zal veranderen. Leveranciers van zakenreizen willen de eindgebruiker zelf benaderen, dat zie je ook al bij particuliere reizen.”
Van den Bos constateert een tendens van voortgaande globalisering met meer zakelijk reisverkeer, hoewel dat afhankelijk is van de conjunctuur. Ook de grens tussen werk en vrije tijd verdwijnt en dat geldt eveneens binnen de zakenreizen: vaak wordt een zakenreis gekoppeld aan een particuliere vakantie door een terugvlucht enkele dagen later te boeken dan normaal.
No comments!
There are no comments yet, but you can be first to comment this article.