Uit ons fornuis komt gas, we kunnen op elk gewenst moment bellen wie we willen en verkeerslichten helpen ons om veilig van a naar b te komen. Veel zaken in ons dagelijks leven zijn zo vanzelfsprekend dat ze pas opvallen als ze niet meer werken. We zijn ons er meestentijds niet van bewust dat er een gigantisch netwerk van gasleidingen onder ons ligt, met pijpen van soms wel meer dan vijftig jaar oud. Dat zendmasten met elkaar moeten schakelen om dat telefoongesprek mogelijk te maken en dat ook stoplichten tal van verbindingen hebben die kapot kunnen gaan. We staan er niet bij stil dat de gaspijpleiding, de zendmast en het stoplicht dus onderhoud nodig hebben.
Voor eindgebruikers is onderhoud binnen het lifecyclemanagement vaak een verborgen onderwerp, maar zelfs binnen bedrijven en de wetenschap is die tak van sport lange tijd onderbelicht geweest. De afdeling onderhoud of een extern gecontracteerd onderhoudsbedrijf voorzag erin dat installaties werden gerepareerd wanneer nodig en op gezette tijden bepaalde onderdelen verving. Bij aanschaf werd lange tijd vooral geselecteerd op de prijs van het kapitaalgoed: hoe goedkoper hoe interessanter.
De gehele lifecyclemanagement
Langzaam maar zeker is er echter een kentering zichtbaar: we gaan van het gefragmenteerd managen van kapitaalintensieve goederen naar integraal assetmanagement, waarbij er wordt gekeken naar de gehele levenscyclus van kapitaalintensieve goederen. Dus van planning en voorbereiding tot bouw, aanschaf en beheer; onderhoud en vervanging en zelfs afbraak van het object. Neem Rijkswaterstaat, de organisatie waar beheer- en onderhoudstaken van ons wegen- en waternetwerk tot het primaire proces behoren. Daar werd assetmanagement in 2010 ingevoerd. “Om dit werkgebied structureel naar een hoger niveau te tillen, gaan we assetmanagement invoeren, van directeur-generaal tot district”, zo schreef Jan Hendrik Dronkers destijds in een brochure voor stakeholders over de overgang naar assetmanagement. “Assetmanagement stelt ons in staat nog professioneler, sneller, beter en daardoor ook goedkoper onze netwerken te beheren en onderhouden. Niet alleen nu, maar ook in de toekomst.”
Dat organisaties er meer mee bezig zijn, zien we ook terug in de wetenschap, vertelt Daan Schraven, onderzoeker bij de TU Delft, die de wetenschappelijke benadering van assetmanagement in de afgelopen decennia onderzocht. Waar voorheen de beslissingen voor specifieke objecten onderzocht werd, bijvoorbeeld alleen het onderhoud van bruggen, of tunnels, worden er nu meer modellen voor integrale besluitvorming ontwikkeld. “Deze modellen markeren een duidelijke verschuiving van beslissingen nemen over het repareren van technisch falende objecten op korte termijn naar het ‘verzekeren van een functionerend netwerk aan objecten op langere termijn.”
Einde technische levensduur in lifecyclemanagement
Die andere benadering van assetmanagement heeft verschillende oorzaken. In de westerse wereld staat veel infrastructuur op zijn plek: wegen zijn aangelegd, leidingen liggen, heel veel meer komt er niet meer bij. “Ons netwerk qua spoor, wegen, waterwegen hebben we redelijk op orde. We gaan niet meer ergens in een weiland een nieuwe weg aanleggen. En dus is het zaak om bestaande infrastructuur zo optimaal mogelijk te benutten”, zegt Han Roebers, hoofd van de afdeling Instandhouding Constructies en Onderhoud bij Rijkswaterstaat en Programmamanager InfraQuest, een samenwerking van TNO, TU Delft en Rijkswaterstaat.
Veel installaties en infrastructuur zijn tientallen jaren geleden aangeschaft en in gebruik genomen. Veel assets gaan nu echter richting het einde van hun technische levensduur, waardoor de kosten voor het onderhoud weer sterk stijgen gaan. De grafiek met badkuipprofiel (zie figuur), waarbij de kosten over de verticale as en de tijd op de horizontale as is weergeven, is net als bij de mens ook op installaties van toepassing, zegt Henk Akkermans, hoogleraar aan Tilburg University en daarnaast directeur van de Stichting World Class Maintenance, een kennisorganisatie voor assetmanagement en onderhoud. “In het begin van de levensfase zijn de kosten vaak hoog door aanschaf en allerlei kinderziektes, dan zijn een tijdlang de kosten heel laag, totdat het einde van de technische levensduur in zicht komt. Dat verklaart dat er nu veel aandacht is voor assetmanagement: veel van onze infrastructuur is aan het vergrijzen.” Ook technologische ontwikkelingen veranderen het vakgebied. Slimme sensoren en nieuwe toepassingen om data te analyseren, veranderen ook het onderhoud.
Condition based monitoring
Condition based monitoring – onderhoud doen wanneer uit de data blijkt dat het nodig is en niet op gezette tijden – wordt steeds sterker en steeds goedkoper, zegt Akkermans. “Het onderhoud moet slimmer en dat kan dankzij deze ontwikkelingen nu ook.” En dan is er nog de veranderende markt. Bedrijven zien dat er handel zit in onderhoud, weet Akkermans. Neem veel apparatuur in het ziekenhuis, die is in veel gevallen geen bezit meer van het ziekenhuis, maar wordt geleverd met een onderhoudscontract van 15 jaar. Het verdienmodel van deze leveranciers dwingt ze om zeer goed naar de kosten van hun producten over de gehele levenscyclus te kijken.
Total cost of ownership in lifecyclemanagement
Lifecyclemanagement is dus anno 2016 een belangrijk onderdeel van assetmanagement geworden. Het doel is het overzien en optimaliseren van de levenscyclus van gebouwen en installaties. Het betekent dat je in beslissingen over aanschaf en onderhoud niet alleen kijkt naar de aanschafkosten, maar ook naar de total cost of ownership, dus de totale kosten van het bezit over de hele levensduur, en naar wat het kapitaalgoed in die hele levenscyclus kan opleveren voor jouw organisatie. Niet alleen een zorgvuldige bestudering van de kosten is onderdeel van lifecyclemanagement, ook de te verwachten prestaties en risico’s worden onder de loep genomen om een goed beeld te krijgen van de asset.
En bij Rijkswaterstaat speelt ook de ontwikkeling van de omgeving van een asset een belangrijke rol, vertelt Roebers. “Maken we een ophaalbrug omdat omwonenden dat mooier vinden, of maken we een hoge brug zodat schepen er onderdoor kunnen en het verkeer beter kan doorstromen, omdat we verwachten dat het verkeer in dat gebied de komende tien jaar enorm zal toenemen? Ook dit soort vragen zijn onderdeel van lifecyclemanagement.” Dat jaren vooruitblikken is een moeilijke opgave, als mens zijn we niet gewend om verder dan een paar jaar vooruit te kijken, maar sommige kapitaalgoederen gaan 20 tot 30 jaar mee, gasleidingen kunnen wel 50 jaar meegaan en sluizen en kanalen misschien wel 100 jaar. Bovendien is het moeilijk te voorspellen hoe bepaalde assets over 30 of 50 jaar gebruikt en benut zullen worden. Akkermans neemt gas als voorbeeld: steeds minder huishoudens gebruiken dat. Dat heeft dus gevolgen voor het onderhoud van de leidingen, maar ook voor de kosten. Als straks nog maar één huishouden in een straat gas gebruikt, kunnen de kosten behoorlijk oplopen. Roebers noemt het wegennetwerk. Is het met al die slimme technologie die in auto’s zit wel nodig om verkeersinformatiesystemen boven de weg in stand te houden?
De kosten van lifecyclemanagement
Het goed begrijpen van de kostenstructuur is een significant onderdeel van lifecyclemanagement: het is belangrijk om te berekenen wat de kosten zijn van het in het bezit hebben van de asset over de gehele levensduur, de total cost of ownership. Die kostenberekening is niet eenvoudig, zegt Schraven. “Het belangrijkste uitgangspunt is dat je als organisatie zoveel mogelijk scenario’s bedenkt voor hoe je je kapitaalgoed gebruikt, wat er in die situaties allemaal mee zou kunnen gebeuren en welke gevolgen dat eventueel zou hebben. Het is daarna een kwestie van kansberekening: hoe waarschijnlijk is het dat dit gaat gebeuren?”
Roebers vertelt dat Rijkswaterstaat tooling gebruikt waarin de lifecycle costs kunnen worden berekend en gemonitord. “Tot een paar jaar geleden deden we dit niet en we merken nu al dat we meer waar voor ons geld krijgen.” Naast het berekenen van de kosten is ook een berekening van de verwachte prestaties van belang voor lifecyclemanagement, vertelt Schraven. “Dan kan blijken dat de in eerste instantie financieel meest voordelige keuze veel minder presteert dan een iets duurdere installatie en dat die laatste dus uiteindelijk voordeliger uitpakt.” De ontwikkeling van het BIM, het Bouwwerk Informatie Model, is volgens Roebers een andere belangrijke stap in het verbeteren van het lifecyclemanagement. Het BIM wordt in de bouw gebruikt om gegevens vast te leggen en zorgt, naast het voorkomen van bouwfouten, ook voor een goede initiële informatievastlegging over de gehele levenscyclus.
Lifecyclemanagement organiseren
Wanneer lifecyclemanagement goed georganiseerd is, kan assetmanagement bij organisaties met veel kapitaalintensieve goederen een strategisch onderdeel van de bedrijfsvoering worden. Veel onderdelen van het bedrijf hebben er in dat geval immers mee te maken. De controller houdt zich bezig met het berekenen van alle kosten, de techneuten met het onderhoud en als er sprake is van toestandsafhankelijk onderhoud wordt ook de IT-afdeling betrokken: zij moeten iets met de data doen die afkomstig is van de sensoren in de apparatuur. Assetmanagement waarin wordt gekeken naar de gehele levenscyclus vraagt dus ook iets van de structuur van organisaties. Zoals we zagen heeft het bij Rijkswaterstaat een plaats in de directie gekregen. Wanneer het veel lager in de organisatie geplaatst is, wordt het volgens Schraven lastig om de strategische functie ervan te waarborgen. De kans bestaat dan namelijk dat de verantwoordelijke gepasseerd wordt als er beslissingen over belangrijke investeringen genomen moeten worden.
Belemmeringen in toepassing van lifecyclemanagement
Wat zijn nog hordes die genomen moeten worden? Assetmanagement lijkt een heel technisch onderwerp, maar de belangrijkste belemmerende factoren in het goed organiseren ervan zijn cultuur en kennis, stelt Akkermans. “Heel veel mensen moeten op een andere manier hun werk gaan doen. Er is een hele generatie onderhoudsmonteurs die niet gewend is om op deze manier te denken. Er zijn er genoeg die zeggen: ‘ik ben niet zo van de data, ik kijk liever zelf even’.” De hoogleraar vergelijkt het met de ERP-systemen die in de jaren negentig hun intrede deden. Ook daar bleek de menselijke component de meest lastige bij de implementatie ervan, omdat de aard van de werkzaamheden compleet veranderde. Het zijn nu dan ook vooral nog de early adopters die al ver zijn met professioneel assetmanagement, en volop experimenteren met innovatieprojecten op het gebied van assetmanagement. Akkermans: “Zodra zij hebben laten zien dat het niet alleen theorie is, maar dat lifecyclemanagement een werkend concept is, zullen ook andere bedrijven volgen.”
