Digitale ontwikkelingen als robotisering, kunstmatige intelligentie, zelfrijdende auto’s en 3D-printen volgen elkaar in hoog tempo op. Om dit voor Nederlandse gemeenten nu en in de toekomst bij te benen, en aansluiting te houden met onze samenleving, zijn er fundamentele aanpassingen nodig. Het sleutelwoord hiervoor is ‘samenwerken’. Door aan en van elkaar te leren en collectief te werken, staan gemeenten sterker. We leven in een veranderende samenleving waarbij snelle digitale ontwikkelingen om een drastisch andere aanpak en een vergroot aanpassingsvermogen vragen van onze lokale overheid. Alle veranderingen hebben namelijk effect op de rol van de overheid ten opzichte van de burger. Hoe ziet het parkeerbeleid er bijvoorbeeld uit wanneer zelfrijdende auto’s worden geïntroduceerd? En welke rol speelt 3D-printen in de toekomst bij de aanvraag van een bouwvergunning? Stuk voor stuk vragen die een grote impact hebben op burgers en gemeenten.
De meest drastische verandering is misschien wel dat we van een alwetende overheid die alles organiseert, verschuiven naar een land waarin het publiek aan het roer staat. Niet omdat het voorheen niet goed georganiseerd was, maar omdat de burger steeds zelfredzamer wordt. Informatie is continu beschikbaar en stelt iedereen in staat om actief mee te denken over mogelijkheden en verbeteringen van de lokale overheid. Ambtenaren en burgers bepalen daarom samen de koers.
De Digitale Agenda 2020
Om gemeenten te informeren hoe zij met huidige technologische veranderingen op verschillende niveaus kunnen omgaan, is de Digitale Agenda 2020 in het leven geroepen. Dit is een onderdeel van het overkoepelende programma ‘De Gemeente 2020’, dat bredere thema’s bevat om samenleving en overheid dichter bij elkaar te brengen. De programma’s zijn geïnitieerd vanuit de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en de Digitale Agenda 2020 wordt uitgevoerd door dochterorganisatie Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten (KING). Ingrid Hoogstrate is werkzaam bij KING en programmamanager van de Digitale Agenda 2020. Ook zij bemerkt dat veel veranderingen in de huidige samenleving technologisch gedreven zijn. Dit heeft impact op ons leven en de openbare ruimtes. Bovendien had de overheid vroeger het alleenrecht op bepaalde informatie, maar dat is volgens Hoogstrate inmiddels niet meer zo. “Informatie ligt overal voor het oprapen en burgers gaan hier zelf mee aan de slag. Bijvoorbeeld in de vorm van platforms, zoals buurtwhatsapp-groepjes, waarop inwoners met elkaar communiceren of mensen die zelf in the lead zijn als het gaat om de inrichting van hun wijk.”
Dit soort veranderingen zijn deels autonome bewegingen, maar volgens de VNG zouden gemeentebestuurders er beter mee kunnen omgaan en er zelfs gebruik van kunnen maken. Op deze manier komen burger en overheid dichter tot elkaar. Behalve op bestuurlijk niveau, moet ook bij interne werkprocessen de aanpassing aan en adaptatie van de informatiesamenleving plaatsvinden. Een IT-oplossing die nu goed werkt zou door nieuwe technische ontwikkelingen over tien jaar niet meer nuttig kunnen zijn. Daar moet dus continu worden bijgestuurd. De Digitale Agenda 2020 gaat daarom niet alleen over de huidige informatiesamenleving en het creëren van een aantal randvoorwaarden, maar vooral ook over hoe je als gemeente omgaat met de groei van dataverkeer, hoe je daar bewustzijn voor creëert en hoe je snel meegaat met de ontwikkelingen.
Samenwerkingsproject
De Digitale Agenda 2020 pleit voor het vergroten van het adaptieve vermogen van gemeenten om continu bij te sturen, in plaats van langere tijd te werken aan een soort blauwdruk. Hierdoor kan beleid meebuigen met snelle veranderingen in de maatschappij. Datzelfde geldt natuurlijk voor de uitvoering van het programma zelf. Voorheen werd de agenda nog veel meer georganiseerd vanuit Den Haag, maar inmiddels is het meer een samenwerkingsprogramma tussen gemeenten, waarbij ideeën en projecten vanuit burgers en de overheid kunnen worden aangedragen. Dat betekent dat sommige gemeenten iets bedenken en ontwikkelen, wat door andere lokale overheden geadopteerd kan worden. Samen wordt ieder jaar opnieuw gekeken waar de speerpunten voor de komende periode liggen en wie wat doet.
Het proces van samenwerken is zodoende nadrukkelijk onderdeel van het doel. Anders verzand je volgens Hoogstrate in losstaande projecten die interessante oplossingen bieden voor specifieke vraagstukken, maar onderling geen verband houden. Het wordt dan een wirwar van projecten die losse gadgets vormen. “Voor een aantal projecten is het daarom zelfs een randvoorwaarde dat iedereen meedoet, zoals bij het creëren van een veilige netwerkstructuur. De keten binnen zo’n netwerk is zo sterk als de zwakste schakel.” Geen enkele gemeente wil hiermee risico’s lopen, dus is goede samenwerking noodzakelijk om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie op straat komt te liggen. Niet alleen voor de dienstverlening levert een goede samenwerking iets op. Het kan ook veel schelen in de kosten, waardoor het geld dat overblijft aan andere nuttige dingen kan worden besteed. Het collectief aanbesteden van mobiele technologie is een goed voorbeeld van dergelijke kostenbesparing.
Digitaal archiveren
Het project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) is zo’n project waarin wordt gewezen op het belang van samenwerking tussen decentrale overheden. Niet alleen ter verbetering van interne processen en kostenbesparing, maar juist om een betrouwbare overheid te kunnen zijn. Een overheid die zich kan verantwoorden richting de burger, informatie actief openbaar maakt en transparant is. Het project heeft als doel bestuurders en ambtenaren te wijzen op het reële gevaar van digitale dementie. Maria Wiebosch is ambassadeur van AIDO en wordt ingezet om dit bewustzijn te creëren. Dit is nodig, want als gemeenten de informatiehuishouding niet op orde hebben, kunnen ze op termijn belangrijke data kwijtraken. Wiebosch: “Om ervoor te zorgen dat digitale informatie duurzaam bewaard wordt en toegankelijk blijft, moet de archivering verbeterd en gemoderniseerd worden.” Archivering gaat tegenwoordig namelijk niet meer over het uitzoeken van een stapel papieren die in een grote doos in een archief ergens in de kelder belanden, maar om digitale documenten waarvoor (al tijdens de aanmaak) moet worden bepaald hoe en waar het bewaard moet worden.
Betrouwbaarheid
Het gaat er daarbij om dat het archief betrouwbaar is en dat je er informatie in terug kunt vinden. Sla je notulen bijvoorbeeld op datum of op inhoud op? Hoe kun je terugvinden wanneer de griffier benoemd is? En hoe lang bewaar je een email? Hier zijn inmiddels standaarden voor ontwikkeld, maar daar moeten ambtenaren zich wel aan houden. Dit vereist een behoorlijke cultuuromslag in de manier van werken. Want, waar de archivaris vroeger aan het eind van een proces werd ingezet, staat hij nu aan het begin. Iedereen is dus archivaris. Wiebosch: “Archivering is nooit een sexy onderwerp geweest, maar het is wel belangrijk. Denk aan het emailschandaal van Hillary Clinton die haar mails op een onvoldoende beveiligde privéserver had staan. En dit komt bij vrijwel elke Nederlandse gemeente voor.” Dit vraagt om helder beleid waarin niet alleen de manier, locatie en duur van het opslaan van bestanden wordt vastgelegd, maar ook het beheer.
Wiebosch geeft als voorbeeld de maanlanding waarvan bandopnames zijn gemaakt die echter niet meer kunnen worden afgespeeld, omdat daar geen apparatuur meer voor bestaat. Het beheer en tijdig overhevelen van bestanden naar moderne technologie is daarom noodzakelijk om waardevolle informatie op de lange termijn te kunnen gebruiken. Gelukkig is er de laatste jaren al veel bereikt. Veel bestuurders zijn zich inmiddels bewust van het belang van een gezonde informatiehuishouding. Toch is er nog een hoop werk te doen. En Wiebosch waarschuwt dat het e-depot een hulpmiddel en geen oplossing is. De echte cultuuromslag zal de komende jaren op de werkvloer moeten plaatsvinden.
Bewust bekwaam
De grootste uitdaging van de digitale veranderingen in de samenleving is niet zozeer dat er meer innovaties vanuit gemeenten moeten komen op het gebied van digitalisering. Ideeën en technische ontwikkelingen zijn er namelijk genoeg. Het is vooral belangrijk om bestuurders en ambtenaren bewust bekwaam te maken van samenwerking als oplossing. De vraag is daarom hoe gemeenten het adaptieve en innovatieve vermogen kunnen versterken, zonder te blijven hangen in losse projecten die alleen de eigen gemeente ten goede komen. Er zijn op dit gebied al behoorlijke stappen gemaakt met de Digitale Agenda 2020. Hoogstrate: “We hebben een hele verscheidenheid aan samenwerkingsprojecten; van de zogenaamde big rocks waarvan we willen dat alle gemeenten in één keer meedoen, tot kleine pilots waar we eerst met enkele gemeenten mee beginnen om bij succes op te schalen naar alle gemeenten.” Het doel is niet dat alle projecten in 2020 af zijn. Hoogstrate hoopt vooral dat gemeenten zich tegen die tijd bewuster zijn van de veranderingen die op hen afkomen en de eerste stappen hebben gezet om dat als collectief het hoofd te bieden.
Samenwerkende metropoolregio
Een goed voorbeeld van een gemeente waar aanpassing aan en adaptatie van de informatiesamenleving zijn omarmd is Almere. Burgermeester Franc Weerwind (tevens voorzitter van de VNG-commissie Dienstverlening en Informatiebeleid) zet zich actief in om de huidige veranderingen, die de leefwereld van burgers beïnvloeden, bij te benen. “Daar kun je niet op achterblijven, zeker niet als dienstverlenende organisatie, wat je in feite bent als gemeente.” Bij bepaalde vraagstukken vanuit zijn stad kijkt hij daarom eerst welke digitale ontwikkelingen zijn dienstverlening kunnen verbeteren. Dat kan van alles zijn: van automatische meldingen wanneer vuilcontainers vol zitten, tot het volgen van een bestelling als van een paspoort via track en trace. Hierbij werkt hij intensief samen met gemeenten in de metropoolregio Amsterdam, waar het besef van het belang van digitale connectiviteit inmiddels goed is doorgedrongen. Haarlem is bijvoorbeeld ver met 3D-printen en Hilversum heeft een heuse kenniscampus op het gebied van ontwikkelingen binnen de media. Weerwind: “We wisselen continu onze kennis en kunde uit. Niet alleen de overheid profiteert hiervan, maar ook het bedrijfsleven en kennisinstellingen.”
Concrete veranderingen
Wat er concreet verandert voor de burger, is dat de overheid anders acteert, open is en algemene data deelt. Oude processen binnen de dienstverlening worden niet verbeterd, maar echt vanuit de burger of ondernemer opnieuw ingericht. Iemand die bijvoorbeeld een bouwvergunning aanvraagt voor een dakkapel, wil in wezen geen bouwvergunning krijgen maar toestemming voor het plaatsen van een dakkapel. Nu moet voor een dakkapel nog dezelfde bouwvergunning worden aangevraagd als voor het bouwen van een heel nieuw huis. Dat kan natuurlijk simpeler. Dankzij initiatieven als de Gemeente 2020 en de Digitale Agenda 2020 zal er nu en in de toekomst meer vanuit de zelfredzame burger naar de maatschappelijke dienstverlening worden gekeken. De huidige snelle veranderingen in de samenleving kunnen daarbij beter worden bijgebeend dankzij het verbeterde adaptieve vermogen van lokale overheden. Zo zal de belevingswereld van de overheid ten opzichte van burgers hopelijk steeds beter op elkaar aansluiten.
