Datastromen nemen snel in omvang toe. Voor bedrijven en organisaties is het belangrijk om deze data om te zetten in business intelligence, zodat zij hun strategie en daarmee concurrerende positie kunnen verbeteren. Maar uit onderzoek van onderzoeksinstelling Gartner blijkt slecht 15 procent van de bedrijven wereldwijd data zó weet te exploiteren dat het concurrentievoordeel inderdaad wordt geïnd. Hoe kan het beter?

Wat is Business Intelligence?

Vijftien procent is mager, vindt ook Frank Gubbels. Hij is voorzitter van de focusgroep BI binnen de VNSG (Vereniging Nederlandstalige SAP Gebruikers) en verbonden aan de universiteit van Leiden. Gubbels stelt met dit percentage vast dat veel ondernemers kennelijk nog beslissingen nemen aan de hand van het onderbuikgevoel. “Dat hoeft niet verkeerd te zijn, maar het is goed om dat gevoel te toetsen.” Data worden nu vaak opgesloten in grote, transactionele systemen. Systemen die zijn geoptimaliseerd om de gebruiker zo probleemloos te laten werken, niet om makkelijk over data te rapporteren. Business intelligence (BI) is in het leven geroepen om die informatie toegankelijk en begrijpelijk te maken. Een tweede pijler van BI is het aanbieden van informatie over systemen heen, zodat het mogelijk wordt om die informatie te combineren. Belangrijk is ook dat BI wijzigingen in de transactiesystemen registreert om zo trends te ontdekken.

Complex en duur

Als een bedrijf klein is, dan is de noodzaak voor een BI-systeem niet zo groot. De eigenaar kent zijn klanten vaak persoonlijk en heeft alle benodigde data in zijn hoofd zitten. “Maar als de bedrijfsvoering groter en complexer wordt, dan wordt BI interessant. Grote drempel: het zijn hele complexe en dure systemen.” Daarom is het belangrijk om te weten wat BI voor het bedrijf kan doen en waar zo het concurrentievoordeel te halen valt. Toch zijn er ook voor kleinere bedrijven BI-oplossingen in de cloud. En BI-systemen zijn toegankelijker geworden, je kunt tegenwoordig meer zelf. “Voor grotere bedrijven is het belangrijk om BI goed en stabiel te installeren, en tegelijkertijd de nodige snelheid te blijven garanderen en snel te kunnen inspringen op veranderingen.”

Wetenschappelijk

“Het gaat terug naar een scientific way of management”, beschrijft dr. Werner Bruggeman (professor in Management Accounting and Control aan de universiteit van Gent). “Een organisatie die van zichzelf mag verwachten dat het beslissingen neemt op basis van analyses en feiten, die voldoende robuust zijn om getoetst te worden.” Zijn ervaring is dat veel mensen in organisaties dit als vanzelfsprekend beschouwen, maar dat de praktijk anders is. Met behulp van big data kunnen beslissingen getoetst worden en het kan helpen om betere beslissingen te nemen. Veel data worden tegenwoordig intern gegenereerd, maar zeker ook extern. Belangrijk is om de data te ontsluiten om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Essentieel is dat organisaties veel meer data driven organisaties worden: niet alleen data genereren, maar ook exploiteren.

Hypothese toetsen

Allereerst moet een organisatie voor zichzelf bepalen waar ze voor staat, wetenschappelijk gezegd: een hypothese ontwikkelen. Je kunt geen succesvolle strategie ontwikkelen als niet vaststaat wat dat betekent. Om de strategie te realiseren zijn processen nodig in een architectuur. De data kunnen worden gebruikt om te toetsen of de hypothese in de strategie en processen uitkomen, of inzichten geven ter verbetering. “Op die manier kun je een data driven organisatie worden om de scientific way of management toe te passen”, aldus Bruggeman. Er zijn verschillende technieken om dit goed te doen, bijvoorbeeld strategy mapping, waarbij kritische succesfactoren van een organisatie met elkaar in verband worden gebracht.

Lerende kracht

Geert Scheipers is professor Strategic Management aan Antwerp Management School. Hij onderstreept het belang van het verzamelen en analyseren van data om te zien wat het effect op de strategie van een organisatie is. “En dan daar iets uit leren”, benadrukt hij. “Hoe reageren klanten? Welke mogelijkheden biedt het ons? Belangrijk is dat het bedrijfsrisico kleiner wordt: als je je data goed gebruikt kun je op een intelligente manier belangrijke beslissingen nemen.” Naast de businessrelevantie is het zaak om de significantie en voorspellende kracht van big data in het vizier te houden.