Facility management leidt op tot een regierol in organisaties, voor zowel beleidsmatige als uitvoerende rollen, op WO, HBO en MBO+-niveau. Steeds vaker gaan opleidingen ook samenwerkingen aan met het bedrijfsleven. Onderzoekers en docenten weten daardoor wat er speelt in de praktijk, zeggen ze bij Zuyd Hogeschool. Welke trends in facility management signaleren zij? Joop van Duren is lector Facility Management bij Zuyd Hogeschool. Richard Verboeket is als trainer, docent en onderzoeker verbonden aan dezelfde faculteit. Zij zijn dertien respectievelijk drieënhalf jaar verbonden aan Zuyd Hogeschool. Voor een goed overzicht van de trends is het nodig eerst stil te staan bij wat facility management eigenlijk is.
Primaire proces ondersteund door facility management
Facility management is altijd ondersteunend aan het primaire proces. Het geheel van taken dat mensen, processen, gebouwen en techniek met elkaar verbindt. Maar niet altijd zijn de processen die facility management behelzen even sterk te onderscheiden van dat primaire proces. Neem de gezondheidszorg, legt Van Duren uit. “Voeding kunnen we strikt genomen onder facility management scharen, maar is in de zorg wel degelijk een belangrijk onderdeel van het gezond maken en houden van patiënten en dus ook onderdeel van het primaire proces.” Facility management gaat over het creëren van een fit for use-omgeving, zegt Van Duren. “Laten we weer even de zorg nemen. Voor geriatrische patiënten is de huisvesting enorm belangrijk. Dat stelt specifieke eisen aan het gebouw, maar ook aan facility management. Van het geschikt maken van het beoogde gebouw tot aan het beheren ervan.”
Verandering in wereld facility management
De wereld verandert in rap tempo en facility management verandert daarin mee. Neem de trend naar thuiswerken, legt Verboeket uit. “Mensen werken een of meerdere dagen thuis, er zijn meer freelancers dan voorheen en men maakt veel meer gebruik van digitale middelen voor communicatie maar ook voor vergaderingen. Het leidt tot verschillende ontwikkelingen: het vereist een andere manier van leidinggeven maar ook de kantooromgeving verandert. Er zijn bijvoorbeeld minder vierkante meters nodig.”
Een andere trend is die naar een multidisciplinaire benadering van bedrijfsprocessen. Er is steeds minder sprake van een strikte afbakening van taken, zegt Van Duren. “Het vertalen van de eisen van de organisatie en dat combineren met slim inkopen en vervolgens het contract managen ofwel echt krijgen waarvoor je betaalt, is een veelheid aan taken die niettemin niet strikt te scheiden zijn. Intensief samenwerken is geboden. Neem domotica, het toepassen van digitale mogelijkheden in de zorg, opdat mensen zelfstandiger kunnen leven.
De kennis van de technische mogelijkheden aan de ene kant en het je kunnen verplaatsen in de behoeften van mensen die er gebruik van maken, vereisen verschillende competenties. Bij Zuyd Hogeschool zetten we vierdejaarsstudenten van verschillende disciplines bij elkaar. Studenten facility management, fysiotherapie, social work, maar ook van bèta-opleidingen als ICT en bouwkunde, laten we met elkaar samenwerken aan oplossingen. Studenten willen dat ook graag. Maar de grootste uitdaging is elkaars taal leren begrijpen.”
Facility management krijgt de regie
De rol van facility management bij dit geheel? De regierol, zegt Verboeket. “facility management heeft een centrale rol in zo’n proces. Het vanuit bedrijfskundig perspectief verbinden van mensen, processen en techniek en huisvesting.” Je moet al die rollen niet vanuit één perspectief willen invullen, zegt hij. “Het moet schuren, dat heb je nodig om optimale oplossingen te realiseren. En daarvoor moet je juist mensen uit verschillende disciplines bij elkaar zetten.” Wil de facility manager daarin de regierol kunnen spelen, dan stelt dat niet alleen eisen aan de opleiding; uiteindelijk moet de persoon in kwestie ook over bepaalde competenties beschikken. Van Duren: “Goed in processen kunnen denken, organisatietalent hebben, goed kunnen luisteren en daarbij organisatiesensitief zijn. Dat wil zeggen dat je niet alleen luistert naar wat er gezegd wordt, maar dat je verder kijkt dan dat; dat wat je hoort plaatsen tegen de achtergrond van de organisatie. Een goede verbinder zijn is tenslotte ook essentieel.”
Main contracting
Een andere ontwikkeling die inmiddels een bestendigend karakter krijgt is het uitbesteden van processen. Van Duren: “Er is een beweging gaande; eerst was er de tendens om van iedere dienst afzonderlijk te bepalen of uitbesteden zinvol was, nu is de heersende tendens om een regiemodel te hanteren voor meerdere diensten.” Bij een regiemodel concentreert een organisatie zich op de core business, het primaire proces. Facility management is geen core business en kan dus uitbesteed worden volgens deze filosofie. Van Duren: “De organisatie behoudt in dat geval de regie over de uitbestede processen, maar legt de operationalisatie geheel bij een externe partij.” Binnen dit zogeheten main contracting zijn ook weer varianten. De contractpartner is altijd een externe partij, maar die kan ofwel zelf de afgesproken services verlenen, dan wel op zijn beurt ook weer inkopen bij derden. Beide modellen hebben voor- en nadelen.
Kwaliteit dienstverlening belangrijker voor uitbesteden
Belangrijk bij uitbesteden, in welke vorm dan ook, is dat het geen oplossing voor operationele problemen in huis mag zijn. Van Duren: “Een hoog ziekteverzuim of problemen met de kwaliteit wil men dan oplossen door bepaalde taken extern te beleggen. Maar een dergelijk intern probleem duidt vaak op een zwakte in processen elders in de organisatie. Je moet het eerst in eigen huis op orde hebben en de processen goed hebben beschreven, voordat je overgaat tot uitbesteding.” Ook binnen het uitbesteden is een ontwikkeling gaande. Waar voorheen het inkopen met name op prijs gebeurde, op basis van een dichtgetimmerd bestek, is meer en meer sprake van een ander type aanbesteding, zegt Verboeket. “De kwaliteit van de dienstverlening gaat een grotere rol spelen. De dichtgetimmerde bestekken beginnen ruimte te laten voor het onderscheiden op basis van kwaliteit in plaats van prijs.” Aan inkoopzijde is sprake van een paradigmashift, vult Van Duren aan. “Voorheen was de beste inkoper degene die de beste prijs wist te scoren. Nu is er ruimte voor een best value approach.”
Kennis noodzakelijk voor bedrijfsleven
Door de ontwikkelingen, met name in main contracting, is er vanuit het bedrijfsleven een grote behoefte aan kennis. Onderwijsinstituten spelen daar op in door de samenwerking aan te gaan. Veelal gaat het erom dat facility managers bewust raken van mogelijkheden om de kwaliteit van de dienstverlening die zij inkopen hoog te houden. Van Duren: “Een facility manager moet niet op de winkel passen, maar goed weten wat er speelt.” Gaat dat eigenlijk wel samen: onderwijs en bedrijfsleven? Verboeket: “Een groot voordeel is dat onze studenten aan echte projecten kunnen werken; geen fictieve. Bovendien kunnen hogescholen beter onderwijs geven als zij goed weten wat er speelt. Het ministerie staat een leven lang leren voor; wij voegen ons hiermee naadloos in die ontwikkeling.”
