Stel je voor: je hebt nog een vol uur voordat je een afspraak hebt op werk. Kun je dat uur dan net zo goed benutten als wanneer er niks op de agenda staat? Uit onderzoek van de Ohio State University blijkt dat dit veel mensen niet lukt.
Mentale belasting
Tijdens een reeks van acht studies, zowel in het laboratorium als op de werkvloer, ontdekten de onderzoekers dat beschikbare tijd korter lijkt wanneer er een verplichting in het vooruitzicht staat. “Het lijkt alsof we een soort mentale belasting betalen voor de tijd vlak voor een afspraak”, zegt onderzoeker Selin Malkoc, hoogleraar marketing aan de universiteit. “We denken dat er nog iets kan gebeuren waardoor we meer tijd nodig hebben, zelfs als dat niet eens nodig is. Hierdoor doen we uiteindelijk minder met de beschikbare tijd die we hebben.”
Perceptie van vrije tijd
In een van de onderzoeken werden 198 mensen online getest. Een deel werd gevraagd om zich in te beelden dat ze over een uur visite zouden krijgen, waarvoor ze alle voorbereidingen hadden getroffen. Het andere deel zou die denkbeeldige avond geen plannen hebben. Vervolgens vroegen de onderzoekers alle deelnemers om aan te geven hoeveel tijd ze in dat uur theoretisch en praktisch gezien zouden kunnen besteden aan lezen.
Ongeacht of ze visite zouden krijgen of niet, dachten de meeste deelnemers dat ze in theorie 50 minuten leestijd hadden, vertelt Malkoc. “Dat is een interessante bevinding aangezien de meesten dus zonder geldige reden dachten dat ze geen volledig uur de tijd hadden.” De deelnemers hielden dus extra tijd vrij zonder dat echt nodig te hebben. De groep die wel visite kreeg had gevoelsmatig ongeveer 40 minuten vrije tijd over, en deze resultaten hielden ook stand in praktijkonderzoeken.
Planning en voorbereiding
In een ander online onderzoek moesten de testpersonen hun daadwerkelijke planning van de volgende dag delen. Deze deelnemers moesten vervolgens aangeven wanneer hun dagelijkse activiteiten zouden moeten plaatsvinden en hoeveel voorbereidingstijd ze daarvoor nodig hadden. Daaropvolgend kregen ze de kans om mee te doen aan een onderzoek van 30 of 45 minuten, waarbij de deelnemers van het langstdurende experiment dubbel betaald kregen. Bij sommigen werd het experiment een uur voor hun afspraak ingepland, terwijl anderen genoeg vrije tijd eromheen hadden.
Zelfs wanneer ze meer dan genoeg tijd hadden om aan het experiment van drie kwartier mee te doen, kozen de deelnemers met een afspraak vaker voor het korte experiment. Malkoc: “Het was vrij duidelijk dat ze genoeg tijd over hadden om zich voor te bereiden op de afspraak. Maar toch waren ze meer geneigd om voor het experiment van een half uur te kiezen, ondanks de financiële stimulans.”
Tijdsdruk
Bij een ander experiment werd een deel van de 158 deelnemers verteld dat ze nog vijf minuten hadden voordat de sessie zou beginnen. De rest kreeg niks te horen, en kon dus zonder tijdsdruk met hun dagelijkse activiteiten verder. Daarna moesten beide groepen vertellen wat ze in die vijf minuten gedaan hadden, en hieruit bleek dat de laatstgenoemde groep gemiddeld een halve taak meer verrichtte. Dit ging bijvoorbeeld om het lezen van e-mails en het versturen van berichten.
“Mensen hebben vaak het gevoel dat ze niet veel gedaan kunnen krijgen wanneer er een afspraak boven het hoofd hangt. De tijd lijkt korter”, stelt Malkoc. De bevindingen suggereren volgens Malkoc dus dat ingeplande activiteiten de productiviteit verminderen. “Als mensen bijvoorbeeld over twee uur een belangrijke afspraak hebben, denken ze vaak dat ze zich niet op de belangrijkere projecten moeten focussen. In plaats daarvan gaan ze e-mails beantwoorden of andere minder productieve activiteiten verrichten.”
Tijdsmanagement en productiviteit
De bevindingen uit het onderzoek kunnen een verklaring geven voor het onbevredigde gevoel dat veel mensen ervaren na een dag vol verspreide afspraken. Volgens Malkoc komt dat namelijk doordat we de tijd tussen die afspraken niet volledig benut hebben. Het opeenvolgend inplannen van afspraken is een goede oplossing daarvoor. Hierdoor is er gevoelsmatig meer tijd over om belangrijkere projecten op te pakken, en kan er overzichtelijker met de beschikbare tijd omgegaan worden. “Het lijkt alsof we onverwachte gebeurtenissen overschatten, waardoor we bepaalde taken niet afkrijgen”, aldus Malkoc.
De bevindingen uit het onderzoek zijn gepubliceerd in de Journal of Consumer Research.
