Beter inzicht in de kosten, een efficiëntere workflow en meer controle: het zijn onmiskenbaar de grote voordelen van de digitalisering en automatisering van het inkoopproces. Wat zijn belangrijke ontwikkelingen op het gebied van e-procurement? En welke valkuilen zijn er?
E-procurement kun je grofweg verdelen in systemen die het strategische en die het operationele inkoopproces ondersteunen.
1. Het strategische inkoopproces
Onder het strategische deel vallen bijvoorbeeld software voor spendanalyses en software voor e-sourcing, waarbij er technologische oplossingen worden gebruikt om aanbestedingen te doen en offertes aan te vragen. “De grote voordelen van dat laatste zijn dat je een veel grotere groep aanbieders kunt bereiken en dat je transparant bent, wat vooral voor overheidsorganisaties belangrijk is”, zegt Erick Haag, docent Procurement & Supply Management aan de Rotterdam School of Management, Erasmus University.
De Nederlandse overheid maakt voor bijna al haar aanbestedingen bijvoorbeeld gebruik van TenderNed. “Zo’n portal heeft als voordeel dat prijscalculaties op dezelfde manier worden gedaan, waardoor je heel makkelijk offertes met elkaar kunt vergelijken”, zegt Jasper van Heeswijk, voorzitter van de Stichting Inkoop Centrum. “Daarmee verminder je de traffic rondom een aanbesteding of offertetraject en dus wordt je inkoopafdeling goedkoper.”
2. Het operationele inkoopproces
In het operationele deel gaat het voornamelijk over het geautomatiseerd afhandelen van bestellingen en betalingen, waarvoor er tal van procure-to-pay-systemen op de markt zijn. Beiden delen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden, zo zeggen de experts. Van Heeswijk: “Je kunt prachtige contracten afsluiten met behulp van e-sourcingsoftware, maar als er vervolgens niemand binnen die contracten bestelt, werkt het niet.”
De voordelen van e-procurement
Waar oplossingen voor e-procurement tot voor kort werden geïnstalleerd op de eigen server, komen er nu steeds meer cloud- of software-as-a-service-oplossingen op de markt. Deze zijn vaak goedkoper, waardoor ze ook toegankelijk worden voor mkb-bedrijven. En ook zijn ze flexibeler: met een paar aanpassingen kunnen organisaties ze laten aansluiten op hun eigen systemen. “Waar het nog weleens misgaat is dat bedrijven kiezen voor een cloudoplossing vanwege de prijs en de flexibiliteit, maar toch veel bedrijfsspecifieke aanpassingen willen doen, waardoor de implementatie alsnog heel duur wordt”, zegt Haag. Het is vaak goedkoper om de interne processen aan te passen aan de standaardprocessen die de software wel ondersteunt.
De mogelijkheden van tooling
Een andere valkuil is dat organisaties de implementatie van e-procurement software vaak vooral zien als een IT-project. Wanneer de tooling vervolgens niet naar behoren werkt, wordt er al snel weer gekeken naar aanpassing of vervanging van het systeem. Haag: ”Maar er is op verschillende plaatsen in de organisatie een gedragsverandering nodig om de software succesvol te kunnen gebruiken. Bij de inkoopafdeling, maar bijvoorbeeld ook bij de facturen- administratie. Organisaties moeten dus ook daar budget voor vrijmaken.” Hoe beter alle mogelijkheden van de tooling worden benut, hoe efficiënter het gehele inkoopproces kan worden georganiseerd. Een voorbeeld: alleen als de verantwoordelijken de app op hun mobiele telefoon waarmee ze akkoord kunnen geven op een bestelling daadwerkelijk en regelmatig gebruiken, zal dat de doorlooptijd van het proces positief beïnvloeden.
Het strategische belang voor de organisatie
Tot voor kort werden leveranciers door veel organisaties vooral geselecteerd op basis van kosten, maar de laatste jaren wordt er steeds meer naar hun strategische belang voor de organisatie gekeken. Ook daarvoor is steeds meer tooling beschikbaar: bijvoorbeeld om de potentiële bijdrage aan innnovaties in kaart te brengen. Daarnaast zijn er toepassingen beschikbaar die kijken naar hoe duurzaam en/of maatschappelijk verantwoord een leverancier opereert. Corporates en grotere mkb-bedrijven zijn doorgaans goed op de hoogte van deze en andere mogelijkheden die e-procurement oplossingen hen bieden. Kleinere organisaties lopen meestal nog behoorlijk achter, zo is de ervaring bij de Stichting Inkoop Centrum, die vooral onderwijs- en zorginstellingen adviseert. Outsourcing van het inkoopbeleid kan hier een oplossing zijn, zegt Van Heeswijk. “Sommige organisaties hebben misschien wel al hun facturenadministratie geautomatiseerd, maar bedrijven verder liever nog handel op basis van handjeklap. Dat is niet slim: als je echt overzicht over en grip op je kosten wilt houden, zul je in deze ontwikkelingen moeten meegaan.”
No comments!
There are no comments yet, but you can be first to comment this article.