Een goed inkoopproces vertoont opmerkelijk veel overeenkomsten met goed leiderschap. Wie experts ruimte en waardering geeft, en dus gebruik maakt van hun expertise, kan bijna zonder uitzondering rekenen op een kwalitatief uitstekend product voor een zo laag mogelijke prijs: oftewel Best Value Procurement (BVP).
Wie experts de regels voorschrijft en zich op detailniveau bemoeit met de inhoud, kort gezegd MDC (management, direction & control) uitoefent, vernietigt de creativiteit en betrokkenheid.
Best Value Performance Information Procurement System (PIPS)
Prof. dr. Dean Kashiwagi van de Arizona State University is de auteur van het Best Value Performance Information Procurement System (PIPS). Hoewel veel inkoopspecialisten stellen dat de beste oplossing onmogelijk kan worden geleverd voor een aantrekkelijke prijs, kan een lagere prijs volgens Kashiwagi juist een heel goede indicatie zijn voor een hoge expertise.
“Denk je nu echt dat een expert niet weet hoe hij op de meest economische wijze kan werken? Ik ben overtuigd dat een expert weet hoe hij de hoogst mogelijke kwaliteit kan leveren tegen de laagst mogelijke prijs. En ik ben ook overtuigd dat hij dan ook nog een gezonde winst kan maken.”
Expertise van de verkoper
Voorwaarde is wel dat de koper gebruikmaakt van de expertise van de verkoper en zich niet verliest in ‘management, direction & control’. Uit onderzoek van de ASU blijkt dat in tenminste 90% van de gevallen waarin een project te laat wordt opgeleverd, niet voldoet aan de gebruikseisen of het budget aanzienlijk overschrijdt, sprake is van falen van de opdrachtgever en niet van de opdrachtnemer. De koper heeft dan onvoldoende geluisterd naar en gebruik gemaakt van de kennis van de expert. Bijvoorbeeld door de wijze waarop de dienst moet worden geleverd tot in detail voor te schrijven.
Hoe herken je een expert?
Een expert kan in begrijpelijke taal en zonder in details te treden in grote lijnen uitleggen waarom hij een expert is, wat hij gaat doen, waarom hij dat gaat doen, wanneer hij dat gaat doen en wat het eindresultaat zal zijn. Een expert laat je niet onnodig nadenken en forceert je niet tot het nemen van beslissingen over zaken waarvan je onvoldoende expertise hebt. Als iemand je overdondert met details en een complex verhaal vertelt, dan is dat geen expert. “Het zijn stuk voor stuk voorwaarden voor een goede werking van Best Value Procurement”, stelt Kashiwagi. “Eenvoud, transparantie, cijfermatige onderbouwing, een duidelijk omschreven doel en een stappenplan om dat doel te bereiken.”
Een duidelijk stappenplan
De eerste stap voor de opdrachtgever is het omschrijven van de verwachtingen en het bepalen van het daarvoor beschikbare budget. Vraag bijvoorbeeld ‘bouw een systeem dat mij in staat stelt om ……’. Geef leveranciers de ruimte om de oplossing voor jouw vraag te ontwikkelen. Stap twee is het selecteren van de best beschikbare expert voor deze dienst. Die selectie gebeurt op basis van prijs en kwaliteit. Een expert heeft ongetwijfeld al uitstekende prestaties geleverd. Die kan goede cijfers laten zien als het gaat om klanttevredenheid. Verzeker je ervan dat de expert het verschil weet tussen wat hij eerder heeft gedaan en wat er in dit project gevraagd wordt. Vergelijk de beste aanbiedingen en identificeer de best beschikbare expert voor deze opdracht.
De opdrachtnemer zal vervolgens exact aangeven welke activiteiten hij en andere stakeholders gedurende de looptijd van het project zullen uitvoeren. Hij geeft hiervoor een gedetailleerd stappenplan. Tijdens de werkzaamheden zal de opdrachtnemer voortdurend gebruikmaken van kwaliteitscontrole om mogelijke afwijkingen van het project en het traject te minimaliseren. Hij informeert de opdrachtgever regelmatig over de voortgang. Deze rapportages zijn kort en bondig. “Hoe meer informatie je uitwisselt, des te meer problemen er kunnen ontstaan”, waarschuwt Kashiwagi. “Je gaat immers, bijna automatisch, reageren op vooral futiliteiten. En een expert weet echt nog voordat jij het zegt wat er moet gebeuren.”
Waarin schuilt het succes van Best Value Procurement?
Het succes van Best Value Procurement is afhankelijk van de bereidheid van de opdrachtgever om op deze wijze te werken. Je moet op een andere wijze denken én op een andere wijze handelen. Niet dicteren en controleren maar juist faciliteren en stimuleren. Dat is niet eenvoudig. Vaak zie je als opdrachtgever niet wat je doet waardoor je bepaald gedrag oproept. Een veel gehoorde opmerking is ‘als ik er niet bovenop zit, gaat het verkeerd’. “Juist het omgekeerde is het geval”, stelt Kashiwagi. “Het gaat verkeerd omdat je er zo bovenop zit. De opdrachtnemer wordt door die controle alle initiatief ontnomen en zal gedrag gaan vertonen van een niet expert.”
Laat de expert in zijn waarde
Als je een expert precies vertelt wat te doen en hoe dat gedaan moet worden, zal hij ook precies dat doen en niets extra’s. Het gevolg is dat het product zal voldoen aan de laagst mogelijke kwaliteitseisen die nog net acceptabel zijn voor de opdrachtgever. Terwijl een expert die in zijn waarde wordt gelaten, automatisch zal streven naar de hoogst mogelijke kwaliteit die mogelijk is binnen het gestelde budget. Een koper die niet eerst zijn denk- en handelwijze verandert, kan nooit optimaal gebruikmaken van de mogelijkheden van Best Value Procurement.
Mensen zijn van nature geneigd tot het uitoefenen van MDC en denken zo zekerheid te creëren over de uitkomst. Het is de eerste keer dan ook heel moeilijk om niet te vervallen in MDC en gebruik te maken van de expertise van de opdrachtnemer. Maar wie het doet, zal verbaasd zijn over de resultaten. Best Value Procurement draait om natuurwetten, gezond verstand en logica.
Vertrouwen vergroot het risico
Een expert doet van nature alles om de opdrachtgever waar voor zijn geld te geven. Hij wil presteren, neemt verantwoordelijkheid en streeft naar klanttevredenheid. Dat doet hij om erkenning te krijgen voor zijn expertise. Deze manier van werken is in vrijwel alle situaties toepasbaar. “Als je iemand stimuleert en gebruikmaakt van diens kennis en inzet dan is de uitkomst vaak boven verwachting goed”, voorspelt Kashiwagi. “Maar vertrouw niet blindelings op de opdrachtnemer”, waarschuwt hij. “Vertrouwen vergroot het risico. Maak nooit gebruik van een opdrachtnemer die niet overduidelijk kan aantonen dat hij een expert is en geen bewijs kan overleggen van eerdere succesvolle projecten. Ga niet in zee met iemand die geen duidelijkheid kan geven over zijn plannen.”
Best Value Procurement en voorspelbaarheid
Alhoewel in de financiële sector altijd wordt gewaarschuwd dat in het verleden behaalde resultaten geen garantie bieden voor de toekomst, is succes bij Best Value Procurement juist in grote mate wel voorspelbaar. Een hoge klanttevredenheid, het aantal projecten dat succesvol, binnen budget en op tijd is afgerond, al die zaken vormen hele duidelijke aanwijzingen voor toekomstig succes.
No comments!
There are no comments yet, but you can be first to comment this article.