Voor sommige bedrijven is het nog verre toekomstmuziek, andere zijn al in een vergevorderd stadium van het worden van een papierloze organisatie. Wie dat traject slim aanpakt, maakt processen vele malen efficiënter en bespaart zo uiteindelijk een flinke som geld.
Waarom een papierloze organisatie?
Papier is langzaam. Het komt een organisatie binnen, moet gesorteerd worden en misschien gekopieerd. Het raakt vaak kwijt en neemt bovendien veel ruimte in beslag. Duurzaamheidsoverwegingen kunnen uiteraard ook een rol spelen bij de transitie naar een papierloze organisatie. Voor digitale documenten hoeft immers geen boom gekapt te worden.
Van plan van aanpak naar proces
De eerste stap naar een papierloze organisatie is een plan van aanpak, zegt Daan van Beek, die docent is bij de masteropleiding Information Management aan de TIAS School for Business and Society. “Dat plan vertaal je vervolgens naar processen, je mensen en een aanpassing van de systemen.”
Personeel kan terughoudend zijn: misschien verliezen ze hun baan als straks alles geautomatiseerd verloopt. En ook de kosten van nieuwe systemen kunnen de transitie vertragen. De investering die gedaan moet worden om papierloos te gaan werken, zal zich echter snel terugverdienen, voorspelt Van Beek, die ook een boek schreef over intelligente organisaties. Er zal immers veel efficiënter gewerkt gaan worden.
Wat is Document Capture?
Document Capture, bijvoorbeeld het digitaliseren van het archief en binnenkomende post, is een belangrijk onderdeel van het traject naar volledig papierloos werken. Dat moet overigens niet verward worden met het simpelweg scannen van documenten. Na een gewone scan wordt een document opgeslagen als pdf- of jpg-bestand en gebeurt er verder niet zo veel mee.
Wie Document Capture gebruikt, zorgt ervoor dat een gescand document meteen wordt herkend – is het een factuur of een contract? – gelabeld of zelfs volledig geautomatiseerd wordt opgenomen in het bedrijfsproces. Denk bijvoorbeeld aan een gescande factuur die meteen in de boekhouding wordt opgenomen. Bedrijven die papierloos willen gaan werken, digitaliseren niet alleen hun volledige archief (batch scanning), maar richten hun processen zo in dat ook alle inkomende post direct gescand wordt (ad hoc scanning). Beide kunnen ook ge-outsourced worden.
Volwassenwording van Document Capture
In de afgelopen 25 jaar heeft ondernemer Michael Ziegler de Document Capture-wereld volwassen zien worden. “Anno 2016 is het bijvoorbeeld mogelijk om mobiele scanners of apps te gebruiken, zodat met een smartphone een foto genomen kan worden van een onkostenbonnetje en het personeelslid deze vervolgens bijna automatisch terugkrijgt.” Ook hebben veel scanners en de software die erachter hangt de mogelijkheid tot OCR (Optical character recognition), waarmee bijvoorbeeld ook handgeschreven documenten gelezen en geïnterpreteerd kunnen worden.
En steeds meer ERP-systemen en boekhoudprogramma’s bieden ook de mogelijkheid om relevante gescande documenten direct op te nemen in het bedrijfsproces. Al loopt dat nog niet altijd vlekkeloos, zo is de ervaring van Van Beek, die in zijn eigen bedrijf volledig papierloos werkt. Zo komen gescande facturen in allerlei verschillende formaten binnen, waardoor het systeem de data weleens verkeerd interpreteert. Voor de docent is dat overigens geen reden om te twijfelen aan het nut van de papierloze organisatie. “Wie echt agile wil werken heeft digitalisering hoog op de agenda staan.”
No comments!
There are no comments yet, but you can be first to comment this article.